Documents

Tous les documents de paie, classés par domaine, dossier et salarié.

Où sont les documents#

Les documents de paie vivent à trois niveaux, et chaque niveau a sa vue :

• le menu Documents : tous les documents, avec des filtres en cascade (domaine → dossier → salarié), une plage de dates et une recherche ;
• l'onglet Documents d'un dossier ;
• l'onglet Documents d'un salarié.

Un document est toujours rattaché à un dossier, et souvent à un salarié. Il porte une catégorie parmi dix : Bulletin de paie, DSN, Contrat, Attestation, Facture, Document RH, Réglementaire, Identifiant, Document texte, Autre.

Déposer et créer#

Upload ouvre un volet de dépôt : choisissez la catégorie, glissez ou sélectionnez les fichiers (jusqu'à 10 fichiers à la fois, 10 Mo au plus chacun), puis téléversez.

Créer permet, sans fichier :

• un document texte (titre et contenu libre : une note, un mémo rattaché au dossier ou au salarié) ;
• un document identifiant (URSSAF, Net-Entreprise, ou autre) : un accès conservé chiffré. Pour le relire, l'application redemande votre mot de passe de connexion.

Produire un document depuis un modèle#

Dans l'onglet Documents d'un dossier ou d'un salarié, Depuis un modèle ouvre la liste des modèles de documents sociaux : embauche (contrat de travail, avenant, promesse d'embauche, dispense de mutuelle), départ du salarié (convocations, lettres de rupture, attestation de fin de contrat…), santé et sécurité (document unique, registres, fiche de poste…) et vie du salarié (attestations, autorisations d'absence, renouvellement de période d'essai…). Une recherche filtre la liste.

• Depuis la fiche d'un salarié, la liste montre les documents qui le concernent.
• Depuis la fiche d'un dossier, choisissez d'abord le salarié concerné ; plus bas, les documents de l'entreprise (document unique, registres, plan de prévention…) se produisent au niveau du dossier.

Le certificat de travail et le reçu pour solde de tout compte ne se produisent pas ici : ce sont ceux qu'OpenPaye joint au bulletin de sortie du salarié.

Choisissez un modèle. Ce qu'OpenPaye connaît de l'employeur, du salarié et de son contrat est repris dans le bloc Informations du dossier, en lecture ; le crayon permet de corriger une valeur si besoin. Le bloc À compléter ne demande que le reste ; certaines valeurs sont proposées par défaut (signataire, lieu, date du jour, effectif) et restent à vérifier.

À droite, Préparer le document affiche le texte du document tel qu'il sera produit à partir du formulaire, pour le relire. Aperçu PDF montre le document mis en page ; pour changer le contenu, corrigez le formulaire puis cliquez sur Mettre à jour.

Sous le formulaire, Envoyer à reprend l'adresse du salarié (ou celle du client, pour un document d'entreprise) ; elle reste modifiable. Envoyer par email envoie le document en PDF, au nom du cabinet, et l'envoi apparaît dans le journal des envois du dossier. Quand la signature électronique est activée pour votre cabinet, Mettre en signature l'envoie à signer à cette même adresse ; la version signée est rangée à côté de l'original, au plus tard une demi-heure après la dernière signature (en journée).

Le document est rangé automatiquement dans les documents du salarié (ou du dossier) au premier envoi ; la mention « Rangé dans ses documents » le confirme. Télécharger PDF ou Word donne une copie à part. S'il manque une information obligatoire, ou si une date n'est pas cohérente (par exemple une date de sortie avant l'entrée), le document n'est pas produit et les champs à revoir sont signalés en rouge.

Le bouton n'apparaît que si la production de documents est disponible pour votre cabinet.

Les pièces de santé#

La déclaration d'accident, la feuille d'accident et la lettre de réserves concernent la santé du salarié. Elles restent dans les documents du salarié aussi longtemps que les autres documents, mais seuls les ouvrent et les voient dans les listes :

• la gestionnaire du dossier ;
• les personnes à qui le dossier est partagé ;
• la titulaire du cabinet.

Les autres collaboratrices, administratrices comprises, ne les voient pas. Chaque ouverture, rangement, retrait, envoi et mise en signature d'une de ces pièces est inscrit dans un journal que la titulaire et les administratrices peuvent consulter ; il ne contient ni le nom du fichier ni son contenu. Pour un envoi ou une mise en signature, il garde l'adresse du destinataire, masquée (la titulaire en voit la première lettre et le domaine, les administratrices le domaine seul), et indique si elle a dû être confirmée parce qu'elle n'était pas celle connue.

Actions sur un document#

Le menu de chaque document propose : Prévisualiser (images et PDF), Télécharger, Modifier (le nom, la catégorie, les étiquettes — pas le fichier lui-même) et Supprimer (après confirmation). Un document dont le fichier doit changer se dépose à nouveau.

Export ZIP : depuis le menu Documents, l'ensemble des documents filtrés se télécharge en une archive, rangée par domaine, dossier et salarié. Cette action est réservée aux administrateurs et propriétaires du cabinet.

Les éditions#

Les éditions OpenPaye (journal de paie, tableau des cotisations, livre de paie, attestations, écritures comptables, détail des absences…) se produisent depuis l'action Éditions de la fiche du dossier : choisissez les éditions (ou Tout sélectionner), la période (mois et année de début et de fin), puis Ajouter les éditions à la GED et/ou Envoyer par email. Pour plusieurs dossiers d'un coup : Mode de sélection puis Générer éditions.

Les éditions produites par une automatisation suivent le même chemin et se retrouvent dans les documents du dossier.