Dossiers

La liste des dossiers de paie, la fiche d'un dossier et ses actions.

Qu'est-ce qu'un dossier ?#

Un dossier est une entreprise (ou une entité de paie) tenue dans un domaine OpenPaye. C'est l'unité de travail d'Innov'Paie : chaque dossier regroupe ses établissements, ses salariés et leurs contrats, ses documents, ses automatisations, son coffre-fort et les accès ouverts à l'entreprise cliente.

Les dossiers ne se créent pas dans Innov'Paie : ils arrivent d'OpenPaye par la synchronisation.

La liste des dossiers#

Tous les dossiers, dans le menu, présente les dossiers de tous vos domaines. C'est l'écran d'arrivée après la connexion. Cinq vues se choisissent en haut de la liste : Production du mois (ouverte par défaut), Dossiers, Sorties du mois, Échéances et Pilotage.

Production du mois#

Le tableau de production : une ligne par dossier, pour la paie choisie en haut à droite avec les flèches ‹ › (comme dans Pilotage). Il s'ouvre sur la paie du mois dernier jusqu'au 15 (sa DSN part ce mois-ci), puis sur celle du mois à partir du 16.

Chaque case montre une icône et une date courte ; le détail complet apparaît au survol. Un tiret veut dire que l'automatisation n'est pas prévue (ou est désactivée) sur ce dossier. Les échecs sont en rouge, ce qui attend en orange.

Chaque case mène à l'endroit utile : la case des variables ouvre l'onglet Variables du dossier, sur la paie regardée dans le tableau ; une case de DSN, de signalements ou d'éditions ouvre l'onglet Automatisations du dossier, ou l'écran Mettre ce dossier en automatique quand l'automatisation n'est pas prévue ; le reste de la ligne ouvre la fiche. Ce sont de vrais liens : clic droit et nouvel onglet fonctionnent. Dès que les bulletins de la paie sont calculés — par l'automatisation, ou à la main dans OpenPaye, y compris après un échec de l'automatisation —, la case Bulletins affiche Calculés avec la date et ouvre un petit menu : les actions sur les bulletins, puis Voir les automatisations (ou Mettre en automatique). Si l'automatisation a échoué (un e-mail au client, un dépôt…), la case garde la croix et l'enveloppe rouge, la date du calcul passe au survol, et le menu reste ouvert. Quand chaque envoi en échec a été refait à la main ensuite, la case redevient Calculés et le dossier sort de Avec un échec ; un échec du calcul lui-même reste un échec. Avant le calcul, elle garde son lien.

Les filtres Automatisés (par défaut), Tous et Avec un échec, le choix d'un responsable, la recherche (sans tenir compte des accents : « bati » trouve « Bâti ») et la bascule Mes dossiers se combinent. Un clic sur un titre de colonne trie le tableau (un second clic inverse l'ordre) ; trier par bulletins, DSN, signalements ou éditions met en tête ce qui demande un geste. La pastille Demande un geste, à côté des filtres, cache les dossiers bouclés (variables reçues ou collecte non prévue, bulletins, DSN et éditions faits ; une DSN acceptée avec anomalies reste affichée). Le filtre, la paie, le responsable et le tri restent dans l'adresse de la page : le retour depuis un dossier et le rechargement les retrouvent ; un responsable qui n'est plus dans la liste (par exemple après Mes dossiers) est retiré du filtre.

Au bout de chaque ligne, en icônes (l'intitulé apparaît au survol) : Saisir (à la place du client, sur le même écran que le sien) ou Voir sa saisie quand il a répondu, et Reçu par mail quand le client a envoyé ses variables autrement (le moyen se choisit d'un clic : Par e-mail, Par téléphone, Sur papier ou Autre, qui ouvre un champ de 300 caractères au plus ; le même bouton corrige le moyen d'un dossier déjà désigné ; la croix retire cette désignation). Si une action n'aboutit pas, un message le dit. Depuis l'écran de saisie, Retour à la production du mois ramène au tableau. En haut, Relancer N clients relance les clients affichés dans le tableau qui doivent l'être : avec un filtre, un responsable, une recherche ou Mes dossiers, seuls les dossiers visibles sont comptés et relancés ; c'est le serveur qui choisit parmi eux, jamais un client qui vient de répondre ni un dossier hors de votre périmètre (voir Demande de variables — la collecte du mois). Un lecteur du cabinet voit le tableau sans ces actions.

La date de réception des variables passe en orange quand le client a envoyé ses variables, que les bulletins ne sont pas faits et que le délai de traitement du cabinet est dépassé : 48 heures ouvrées par défaut (du lundi au vendredi, jours fériés exclus, à l'heure de Paris), réglables dans Paramétrage › Automatisations. Des variables reçues le vendredi après-midi ne sont donc pas en retard le lundi. Ce n'est pas un échec : le filtre Avec un échec ne les retient pas ; une ligne au-dessus du tableau dit combien de dossiers attendent au-delà du délai.

Les anciennes vues Suivi des automatisations et Collecte du mois sont réunies dans ce tableau ; leurs anciennes adresses y mènent.

Les actions sur les bulletins#

Une fois les bulletins du mois calculés, ces actions les font partir :

• Déposer au portail employeur — le portail employeur d'OpenPaye ;
• Envoyer par e-mail au client — les bulletins tels qu'ils sont dans OpenPaye (rien n'est recalculé), à l'adresse des bulletins du dossier si leur envoi par e-mail est coché dans Mettre ce dossier en automatique, sinon à l'adresse du dossier. L'adresse est toujours montrée avant l'envoi (Envoyer à … ?), et c'est elle qui part avec la demande : si l'adresse du dossier a changé entre-temps (un collègue, la synchronisation avec OpenPaye), rien ne part et un message le dit (L'adresse du client a changé : vérifiez-la et recommencez.) ; sans adresse, la fenêtre le dit et rien ne part ;
• Déposer au coffre des salariés — le coffre-fort de chaque salarié qui en a un d'ouvert ; le bulletin d'un salarié sans coffre ouvert reste dans le coffre de l'entreprise (remise sur papier). Le message compte chaque salarié : déposés, en échec, sans coffre ouvert (1 bulletin déposé au coffre des salariés, 1 en échec, 3 salariés sans coffre ouvert.). Un seul échec et l'action n'est pas comptée comme faite : elle se refait, et un salarié qui a déjà ce bulletin ne le reçoit pas deux fois. Quand chaque salarié a déjà ce bulletin dans son coffre, le message dit Rien de nouveau à déposer : 3 salariés ont déjà ce bulletin. Quand aucun salarié n'a de coffre ouvert, il n'y a rien à déposer : ce n'est pas un échec, le dossier ne compte pas dans Avec un échec, et le menu dit Aucun coffre (la date au survol) ; au passage suivant de l'automatisation, un salarié qui a ouvert son coffre entre-temps reçoit son bulletin ;
• Envoyer pour validation à l'employeur — les bulletins entrent dans le circuit de validation des bulletins ; proposé seulement quand l'application mobile est ouverte pour le cabinet (sinon le menu compte trois actions).

Le tableau reconnaît des bulletins calculés à deux traces : la dernière génération du dossier dans le mois, ou les bulletins du mois lus dans OpenPaye (synchronisation de la paie). Une action déjà faite ne compte pas : l'échec d'une automatisation reste visible. Un calcul fait dans OpenPaye et encore jamais lu par Innov'Paie n'apparaît qu'après l'une de ces traces. Les actions ne partent que sur des bulletins calculés, partout : sinon, le message dit Les bulletins d'octobre 2026 ne sont pas calculés : rien n'est parti.

Elles se trouvent à trois endroits : la case Bulletins du tableau de production, le bouton Bulletins en haut de la fiche du dossier (pour la paie suivie par défaut, dite en tête du menu ; tant que les bulletins ne sont pas calculés, le menu le dit et ne propose rien), et pour plusieurs dossiers : cochez-les (seuls les dossiers aux bulletins calculés ont une case ; celle en tête de colonne coche tous ceux qui sont affichés), une barre apparaît au-dessus du tableau ; son bouton Bulletins propose les mêmes actions, et une fenêtre demande confirmation avant de lancer quoi que ce soit. Pour l'e-mail, elle montre l'adresse de chaque dossier ; un dossier sans adresse est nommé et n'est pas envoyé. Seuls les dossiers cochés et affichés sont concernés : un dossier caché par un filtre ou la recherche n'est pas touché. Changer de paie décoche tout.

Une action déjà faite pour la paie le dit. Elle porte sa date dans le menu (05/11) ; la refaire demande confirmation. Si la dernière tentative a échoué, même après une réussite, l'action n'est plus comptée comme faite. Pour plusieurs dossiers, ceux où elle est déjà faite sont passés. La fenêtre de fin donne le bilan en une ligne (5 faits, 1 déjà fait, 2 en échec), puis les dossiers à reprendre, regroupés par raison, dite une fois en clair — par exemple Aucun bulletin calculé pour octobre 2026 dans OpenPaye — avec un bouton Ouvrir le dossier pour chacun ; quand ce sont les accès OpenPaye du domaine qui manquent, un bouton Ouvrir le domaine par domaine concerné, avec ses dossiers sur la même ligne. Une longue liste défile dans la fenêtre, et Fermer reste visible. Deux clics, deux onglets ou deux personnes au même moment ne lancent qu'un envoi : le second reçoit Cet envoi est déjà en cours pour ce dossier. L'automatisation ne renvoie pas ce qui est déjà parti pour la paie — à la main ou par un passage précédent — tant que les bulletins n'ont pas changé ; s'ils ont été recalculés depuis, la nouvelle version repart. Pour le savoir, elle compare le texte imprimé des bulletins, sans la date d'édition, jamais le fichier PDF lui-même, qu'OpenPaye refabrique à chaque lecture. Si la version du jour ne peut pas être lue (accès OpenPaye du domaine absents, panne), les bulletins repartent par prudence, et l'historique de l'exécution le dit. Le coffre de chaque salarié reconnaît de la même façon un bulletin qu'il a déjà : il n'est ni redéposé ni annoncé une seconde fois. Dans le coffre de l'entreprise, la nouvelle version remplace l'ancienne, qui est archivée. Chaque action est inscrite au journal des envois du dossier, qui ne se modifie pas.

Ces actions demandent le droit de modifier les automatisations du dossier : le rôle Consultation voit le tableau sans le menu ni les cases à cocher, et une demande directe lui est refusée. Les mêmes actions partent toutes seules quand elles sont cochées dans Mettre ce dossier en automatique.

La vue Dossiers#

Chaque carte montre le nom du dossier, son domaine, son contact, son responsable et la date de dernière modification, avec deux boutons : Ouvrir le dossier et Mettre en automatique (ou Automatisation pour un dossier déjà réglé), qui ouvre l'écran Mettre ce dossier en automatique. Quand l'application mobile est ouverte pour le cabinet, un troisième bouton, Validation des bulletins, ouvre l'écran Validation des bulletins du dossier.

Pour retrouver un dossier : la recherche (nom ou contact), le filtre par état (Actif, Inactif, Archivé, Tous), le filtre par responsable, le tri (nom A–Z ou Z–A, plus de documents, mis à jour récemment, plus récent) et le nombre de dossiers par page (10, 20, 50, 100).

Mes dossiers ou tous les dossiers#

Quand vous travaillez au sein d'un cabinet, une bascule Mes dossiers / Tous les dossiers limite l'affichage aux dossiers dont vous êtes responsable (le responsable du dossier tel qu'il est renseigné dans OpenPaye). Le choix est mémorisé d'une visite à l'autre. Si vous ne voyez qu'une partie des dossiers, vérifiez d'abord cette bascule ; ensuite, un administrateur du cabinet a peut-être limité votre vue à vos seuls dossiers (voir Organisation — ce que voit chaque membre).

Agir sur plusieurs dossiers#

Le bouton Sélectionner fait apparaître une case sur chaque dossier. Une fois les dossiers cochés (ou Tout sélectionner), trois actions s'appliquent à l'ensemble : Mettre en automatique (N) (les mêmes réglages pour tous, voir Plusieurs dossiers à la fois), Générer éditions (voir Documents — éditions) et Expéditeur (N) (voir Expéditeurs — affectation).

Le bouton Colonnes de saisie ouvre le masque de saisie des clients pour l'ensemble du portefeuille : les dossiers à régler, ceux qui le sont, et la pose d'une même colonne sur plusieurs dossiers (voir Demande de variables).

La collecte des variables se suit dans la Production du mois : quel client a envoyé ses éléments de paie, lequel est en retard, et le bouton pour relancer.

Pilotage#

La vue Pilotage compte la production du mois, dossier par dossier, à partir de ce qu'Innov'Paie a fait — rien n'est à saisir. Le mois se choisit avec les flèches (par défaut, le mois échu) et reste dans l'adresse de la page ; la recherche et la bascule Mes dossiers de la liste s'y appliquent.

• Par dossier : bulletins, entrées, sorties, DPAE, DSN, arrêts de travail (colonne Arrêts), fins de contrat, dépôts au coffre-fort (colonne Coffre ; le libellé complet s'affiche au survol), et le montant À facturer HT. Un dossier non mis en automatique affiche « — » (pas 0). Le bouton + Tâche d'une ligne ajoute une prestation faite à la main (un contrat, une rupture…) : prestation de la grille ou texte libre, quantité, prix HT, TVA ; elle entre dans le montant à facturer. Ni le libellé ni la note ne portent de nom de salarié, de motif personnel ou de donnée de santé. Une tâche supprimée ne compte plus ; sa trace est gardée avec la facturation (dix ans).
• Par collaborateur : le nombre de dossiers et de bulletins de chaque responsable de dossier.
• Grille tarifaire : le prix de chaque prestation, pour tout le cabinet ou pour un dossier. Le montant à facturer prend le prix du dossier, sinon celui du cabinet, sinon celui du catalogue.

Exporter (CSV) produit le fichier de facturation du mois, une ligne par dossier et par prestation, avec une ligne de total. Pendant une recherche, les totaux du mois ne s'affichent pas.

Qui voit quoi. Les montants, la grille tarifaire et l'export sont réservés à la responsable du cabinet et aux administratrices. Les autres membres voient le pilotage sans montants, et déclarent une tâche sans prix : la grille s'applique. Un membre en consultation voit les compteurs et n'ajoute ni ne modifie aucune tâche.

L'ancienne adresse de la page Pilotage mène à cette vue.

Échéances#

Ce qui tombe pour vos dossiers, du plus urgent au plus lointain : En retard, Aujourd'hui, Cette semaine, puis Plus tard (jusqu'à 31 jours). Rien n'est à saisir : chaque ligne vient d'un réglage qui existe déjà.

Seuls le retard et les réglages qui ne partiront pas sont en couleur. Une automatisation réglée le 29, le 30 ou le 31 ne part pas les mois qui n'ont pas ce jour : la ligne le signale. La recherche et le choix Mes dossiers s'appliquent ; un clic sur la ligne ouvre l'onglet Automatisations du dossier.

Le bouton Jours d'envoi des demandes ouvre, pour les mêmes dossiers, le jour où la demande de variables part toute seule au client. Chaque ligne se règle directement (du 1er au 28, ou Dernier jour du mois), ou plusieurs dossiers cochés reçoivent le même jour par Appliquer ce jour. Un dossier marqué Pas d'envoi automatique reçoit, au premier réglage, une demande automatique à 10 h vers l'adresse du dossier ; l'heure, l'adresse et ce que le lien ouvre se modifient ensuite dans les automatisations du dossier. Il s'agit du même réglage que celui de la fiche du dossier. Après chaque réglage, le panneau signale ce qui ne se passera pas comme prévu : une demande en pause ne part pas tant qu'elle n'est pas réactivée ; une demande déjà envoyée ce mois-ci repart au nouveau jour s'il est à venir ; un jour déjà passé vaut pour le mois suivant. Un dossier sans adresse client ne peut pas être réglé ici. Changer le jour d'une demande qui existe déjà ne demande rien ; donner une demande à un dossier qui n'en a pas l'allume, et demande donc, comme allumer un envoi, une carte bancaire enregistrée : la fenêtre pour l'enregistrer s'ouvre alors. Un compte en consultation ne voit pas ce bouton : il ne règle pas les envois.

La responsable du cabinet et les administratrices voient la case Rappel du matin par mail aux gestionnaires : cochée, chaque gestionnaire reçoit à 7 h 45, les jours ouvrés, un mail qui liste ce qui tombe aujourd'hui et ce qui est en retard pour ses dossiers. Rien ne part les jours où rien ne tombe. La case est décochée au départ.

Deux affichages : Mois, la grille du mois où vos échéances ajoutées sont posées à côté des échéances calculées, ouvert par défaut, et Liste, par urgence. Votre dernier choix est gardé. Les échéances d'un même intitulé se regroupent dans la case (« Calcul des bulletins · 12 dossiers ») ; le numéro du jour ouvre le détail.

Rappels#

Ajouter une échéance, dans la vue Échéances, pose une échéance avec un rappel par e-mail. Dans la vue Mois, un clic sur le fond d'un jour, un clic droit sur ce jour, ou la touche Entrée sur ce jour, propose l'échéance à cette date. Un clic sur une échéance ajoutée l'ouvre, pour la modifier ou la retirer.

« Tous les mois, le 22 » tombe le 22, même un samedi ou un dimanche ; « le 31 » tombe le dernier jour des mois plus courts. Deux échéances d'intitulés différents peuvent tomber le même jour sur les mêmes dossiers ; la même échéance ne s'ajoute pas deux fois.

Le mail part à 7 h, tous les jours, à chaque personne prévenue : un seul mail qui liste tout ce qui la concerne, une seule fois par échéance. Chacun ne reçoit que les dossiers qu'il suit. Une échéance cochée fait (dans le détail du jour, vue Mois) ne fait plus partir de mail.

Une collaboratrice qui suit « ses dossiers » ajoute des échéances sur ses dossiers et voit celles de ses collègues qui ne portent que sur eux. Se modifient par leur responsable, la personne qui les a posés, la responsable du cabinet et les administratrices.

La fiche d'un dossier#

En haut : le nom du dossier, son état, et le bouton Synchroniser qui relit les établissements, salariés et contrats depuis OpenPaye. Six onglets :

Les actions du dossier#

Le panneau Actions du dossier, à droite de l'onglet Informations, est replié à l'ouverture de la fiche : cliquez sur Actions du dossier pour le déplier. C'est là que se trouvent tous les envois manuels du dossier. Il propose six actions, chacune ouvre un volet sans quitter la fiche :

• Générer une edition — générer une ou plusieurs éditions OpenPaye (journal de paie, livre de paie, état des charges, bulletins…) sur une période, les ranger dans les documents et/ou les envoyer par e-mail.
• Envoyer la DSN par mail — récupérer les déclarations DSN du dossier depuis OpenPaye, par établissement, pour un mois choisi, et les envoyer par e-mail avec le template du dossier.
• Envoyer les bulletins par mail — produire les bulletins d'une période et les envoyer aux salariés.
• Télécharger les bulletins — récupérer les bulletins d'une période sur votre poste.
• Tableaux de bord — produire un tableau de bord RH du dossier.
• Coffre-Fort Numérique — activer le coffre du dossier (« Cliquez pour activer ») ou l'ouvrir (« Coffre actif ») : voir Coffre-fort.

Envoyer une DSN calculée en dehors de l'automatisation#

Une DSN calculée directement dans OpenPaye, sans passer par l'automatisation Innov'Paie, s'envoie au client de la même façon : Tous les dossiers → le dossier → onglet Informations → déplier Actions du dossier → Envoyer la DSN par mail. Choisissez le mois et l'année, vérifiez l'adresse e-mail (préremplie avec celle du dossier), puis Envoyer. Le volet indique, établissement par établissement, « DSN disponible » ou « Pas de DSN ».

Toute DSN présente dans OpenPaye pour le mois choisi est récupérée, qu'elle ait été calculée par l'automatisation ou non. Un fichier DSN qui n'est pas dans OpenPaye ne peut pas être envoyé par ce volet.

Ces envois manuels apparaissent ensuite dans l'onglet Automatisations du dossier, section repliée Autres envois : destinataire, date et état de chaque envoi (voir Le journal des envois).

Validation des bulletins#

Avec l'application mobile ouverte, l'employeur peut valider les bulletins du mois avant que ses salariés les voient. Le bouton Validation des bulletins de la liste des dossiers, ou Où en est la validation dans le bouton Bulletins en haut de la fiche du dossier, ouvre l'écran du mois en cours ; les flèches en haut à droite changent de mois. Le même bouton Bulletins envoie les bulletins pour validation sans passer par cet écran (voir Les actions sur les bulletins).

L'écran montre, pour le mois, ce qui se passe chez l'employeur :

• Envoyés : combien de bulletins, et quand ;
• Validés : combien sur le total ;
• En attente : les bulletins sans réponse, et la date à laquelle ils seront validés sans réponse de l'employeur — 48 heures ouvrées après l'envoi ;
• Commentés : les bulletins sur lesquels l'employeur a écrit ; ses commentaires s'affichent dessous, avec le salarié et l'heure.

Envoyer les bulletins pour validation envoie à l'employeur les bulletins du mois rangés dans le coffre-fort de l'entreprise. Une fois le mois envoyé, le bouton devient Renvoyer ce qui n'est pas validé : un bulletin déjà validé ne bouge pas, les autres repartent pour 48 heures ouvrées. Quand tout est validé, il n'y a plus rien à envoyer.

Un bulletin commenté attend la réponse de l'employeur : il n'est pas validé sans réponse. Le salarié voit son bulletin dans son application une fois celui-ci validé.

Dossier restreint#

Un dossier peut être marqué Restreint depuis sa fiche : seuls les membres nommés dans la liste d'accès du dossier et les administrateurs du cabinet le voient. Ce réglage se combine avec la limitation « voit seulement ses dossiers » d'un membre (voir Organisation).

Les sorties du mois#

La vue Sorties du mois liste les salariés qui quittent une entreprise de vos dossiers ce mois-ci (un autre mois se choisit en haut) : salarié, entreprise, date de sortie, documents obtenus sur trois, remise (par email ou état de la signature), et dans la colonne À faire seulement ce qui attend un geste de votre part — documents à remettre, documents bloqués, reçu non signé malgré les relances, sortie à clore. Cliquer une ligne ouvre l'onglet Sortie de la fiche du salarié (voir La sortie d'un salarié).

En haut à droite, une ligne rappelle les délais de relance du reçu ; Modifier les change pour tout le cabinet.