Organisation et membres
Le cabinet, ses membres, leurs rôles, et ce que chacun voit.
Le cabinet#
Dans Innov'Paie, votre cabinet est une organisation : elle regroupe vos domaines OpenPaye, vos dossiers, vos membres et votre facturation. Elle est créée à l'inscription, au nom donné dans le champ Nom de l'entreprise. Une personne peut appartenir à plusieurs organisations et passe de l'une à l'autre par le sélecteur en haut du menu ; son choix est retenu d'une connexion à l'autre.
La page Organisation a deux onglets : Informations générales (logo, nom, couleur, e-mail, téléphone, SIRET, site web, adresse — modifiables par un administrateur) et Membres.
Votre marque auprès de vos clients#
Dans la carte Profil de l'onglet Informations générales, sous le nom du cabinet :
- Couleur : la pastille ouvre un sélecteur, le code (par exemple
#1F6FEB) peut aussi être saisi. Une couleur trop claire pour que les textes et les boutons restent lisibles est refusée à l'enregistrement : choisissez une teinte plus foncée. Laisser le champ vide revient à la couleur de la plateforme.
Le logo et le nom sont ceux du profil, juste au-dessus : il n'y a rien à saisir deux fois. Le logo est repris pour vos clients s'il est au format PNG, JPEG ou WebP (2 Mo au plus) ; sinon, l'écran l'indique sous les champs. Retirer le logo le retire aussi pour vos clients.
Vos clients voient ce logo et cette couleur dans leurs e-mails et dans leur espace (invitation, accueil, documents, variables du mois). Un seul bouton, Enregistrer les modifications, enregistre le profil et la marque. Seuls le propriétaire et les administrateurs modifient ces réglages ; les autres membres les voient en lecture seule.
Rôles#
| Rôle | Ce qu'il permet |
|---|---|
| Propriétaire | Tout, y compris transférer la propriété. Il ne peut pas être retiré du cabinet. |
| Administrateur | Gérer les membres et les invitations, modifier les informations du cabinet, poser la carte bancaire, voir tous les dossiers. |
| Membre | Travailler sur les dossiers : automatisations, envois, documents, coffres. |
| Lecteur | Consulter, sans modifier. |
Inviter un membre#
Onglet Membres → Inviter un membre : l'adresse e-mail et le rôle (Administrateur, Membre ou Lecteur). L'invitation part par e-mail et reste valable 7 jours ; elle s'affiche dans la liste des invitations en attente, avec sa date d'expiration et la possibilité de l'annuler.
- La personne a déjà un compte : elle rejoint le cabinet directement, avec le rôle prévu.
- Elle n'en a pas : le lien lui fait créer son mot de passe (prénom, nom, mot de passe) et l'ajoute au cabinet aussitôt. L'adresse de l'invitation ne se change pas en route.
Depuis le tableau des membres, un administrateur change le rôle d'un membre ou le retire du cabinet (il perd immédiatement l'accès). Chacun peut quitter un cabinet ; le propriétaire doit d'abord transférer la propriété.
Ce que voit chaque membre#
Par défaut, tous les membres voient tous les dossiers du cabinet. Deux réglages, qui se combinent, permettent d'en montrer moins :
- Accès aux dossiers, dans le menu d'actions d'un membre : Voit tous les dossiers ou Voit seulement ses dossiers, c'est-à-dire ceux dont il est le responsable dans OpenPaye. L'application propose les responsables correspondant à son nom ; on peut en ajouter. Un membre ainsi limité porte la pastille Ses dossiers dans la liste, et la bascule Mes dossiers de la liste des dossiers ne lui montre que ceux-là.
- Dossier restreint, sur la fiche d'un dossier : seuls les membres nommés et les administrateurs y accèdent.
Un administrateur ou le propriétaire voit toujours tout.
Facturation du cabinet#
La facturation est portée par l'organisation : une seule facture par cabinet, réglée par la carte bancaire enregistrée par son propriétaire ou un administrateur. Voir Facturation.