Salariés
La fiche d'un salarié : informations, contrat, documents, bulletins.
Trouver un salarié#
Les salariés se trouvent dans l'onglet Employés de la fiche du dossier : une carte par salarié (civilité et nom, matricule, e-mail, date de naissance, nombre de documents et de bulletins, état actif ou inactif, contrat en cours), une recherche par nom ou matricule, et les filtres Tous / Actifs / Inactifs. Un salarié dont tous les contrats portent une date de sortie passée est inactif ; sans date de sortie saisie dans OpenPaye, il reste actif. La liste vient d'OpenPaye : un salarié embauché ou parti est à jour après la synchronisation du dossier.
L'assistant sait aussi lister les salariés d'un dossier et ouvrir une fiche à la demande.
Créer un salarié#
Cette fonction est en essai : elle n'est ouverte que sur un dossier de test d'Innov'Paie. Pour tous les autres dossiers, le bouton Nouveau salarié n'apparaît pas ; une embauche se saisit alors dans OpenPaye, comme aujourd'hui.
Sur un dossier où elle est ouverte, le bouton Nouveau salarié, dans la fiche du dossier, ouvre un écran plein en quatre étapes : Identité, Contrat, Champs supplémentaires et Vérifier. L'écran lit le paramétrage du dossier dans OpenPaye (établissements, conventions, emplois) pour proposer les choix ; un dossier qui n'a qu'un établissement le reçoit d'office, sinon l'établissement se choisit dans Contrat. Déjà présent (nouveau contrat) ajoute un contrat à un salarié du dossier.
À l'étape Vérifier, un récapitulatif reprend la saisie. Si une personne semblable existe déjà dans le dossier, l'écran la nomme : cochez Ce n'est pas la même personne si c'est le cas. Cochez ensuite J'ai relu ce récapitulatif et je confirme la création. Pendant l'essai, rien n'est envoyé à OpenPaye : le bouton s'appelle Simuler la création et l'écran montre ce qui serait créé.
La fiche d'un salarié#
Quatre onglets, et un cinquième, Sortie, pour un salarié qui quitte l'entreprise (voir La sortie d'un salarié). La fiche est en lecture : ce qui vient d'OpenPaye se modifie dans OpenPaye — à une exception près, les coordonnées, que l'assistant peut mettre à jour pour vous après confirmation.
| Onglet | Contenu |
|---|---|
| Informations | État civil, coordonnées, informations bancaires (virement ou non), et quatre compteurs : documents, bulletins, contrat en cours, coffre-fort. Dessous, la ligne Application mobile quand l'application est ouverte pour le cabinet. |
| Contrat | Le ou les contrats de travail : établissement, numéro, dates, salaire, durée du travail, temps partiel, forfait jour, et pour un contrat terminé les détails de fin. Les contrats sont classés du plus récent au plus ancien. |
| Documents | Les documents du salarié, avec recherche, filtre par catégorie, et les boutons Créer et Upload : voir Documents. |
| Bulletins | Les bulletins de paie du salarié récupérés par les automatisations ou les actions du dossier. Tant qu'aucun n'a été produit par Innov'Paie, l'onglet est vide. |
Le coffre-fort du salarié#
Depuis la carte Coffre-Fort de l'onglet Informations : si le coffre du dossier n'est pas encore activé, elle invite à l'activer ; sinon, elle permet d'inviter le salarié à ouvrir son coffre personnel, puis d'y accéder. Tout le parcours — invitation, première connexion du salarié, dépôts — est décrit dans Coffre-fort.
L'application mobile du salarié#
Quand l'application mobile est ouverte pour le cabinet, une ligne Application mobile s'affiche sous les compteurs de l'onglet Informations. Elle dit où en est le salarié — Pas d'accès, Invité, jusqu'au…, Invitation expirée, A accès à l'application ou Utilise l'application avec le nombre de téléphones, Accès retiré — et propose le seul geste utile :
- Inviter : le salarié ouvre l'application avec le compte de son coffre-fort. Le bouton renvoie l'invitation de son coffre-fort ; si le coffre n'existe pas encore ou si le salarié n'y a jamais été invité, faites-le d'abord depuis la carte Coffre-fort (voir Le coffre-fort du salarié).
- Retirer l'accès : après confirmation, l'application ne s'ouvre plus pour ce salarié et ses téléphones sont oubliés. Ses bulletins et documents restent dans son coffre-fort en ligne.
- Rétablir l'accès : rend l'application à un salarié dont l'accès a été retiré.
La sortie d'un salarié#
Quand un salarié quitte l'entreprise, sa fiche porte un onglet Sortie. On y arrive aussi depuis la liste des dossiers, vue Sorties du mois (voir Les dossiers).
Pour les dossiers automatisés, Innov'Paie récupère chaque matin ce qui manque, sans geste de votre part :
| Document | D'où il vient |
|---|---|
| Attestation France Travail | Récupérée telle quelle dans OpenPaye, une fois la fin de contrat déclarée et acceptée. Jamais refaite. |
| Reçu pour solde de tout compte | Le reçu qu'OpenPaye joint au bulletin du mois de sortie. |
| Certificat de travail | Le certificat qu'OpenPaye joint au bulletin du mois de sortie. |
Chaque document est rangé dans l'onglet Documents du salarié et, si son coffre personnel est actif, déposé aussi dans son coffre. Aucun coffre ni abonnement n'est nécessaire. L'onglet ne dit que ce qui demande votre attention : un document absent (« Pas encore disponible dans OpenPaye », ou la raison du blocage) et une signature en cours. Une fois le blocage levé, Réessayer relance la récupération sans attendre le lendemain. Rien n'est à saisir : les documents sont ceux d'OpenPaye.
Remettre et faire signer, document par document#
En haut de l'onglet, deux champs servent à toutes les actions : le signataire employeur (nom et adresse, repris du dossier) et l'adresse du salarié (reprise d'OpenPaye). Les deux se modifient.
Chaque document a ses actions sur sa ligne :
- Voir ouvre le document, dans sa version signée s'il a été signé.
- Envoyer envoie CE document au salarié par email, en pièce jointe (dans sa version signée s'il l'est). L'envoi est inscrit au journal des envois du dossier. Le mail qui contient le reçu rappelle que le signer n'est pas une condition pour recevoir ses documents.
- Faire signer le met en signature en ligne :
- le reçu pour solde de tout compte : d'abord l'employeur, puis le salarié, invité dès que l'employeur a signé — l'ordre prévu par le reçu d'OpenPaye ;
- le certificat de travail et l'attestation France Travail : l'employeur seul, qui les délivre. Une fois signé, le document s'envoie au salarié avec Envoyer.
Pendant qu'un document attend la signature de l'employeur, il s'envoie une fois signé ; pour l'envoyer tout de suite en l'état, annulez la demande (Annuler la signature). Un document refusé par l'employeur se corrige dans OpenPaye, puis se renvoie avec Faire signer. Un certificat de travail déjà signé puis corrigé dans OpenPaye se fait signer de nouveau avec Refaire signer : c'est sa version actuelle, relue dans OpenPaye, qui part à l'employeur ; le certificat signé précédent reste dans l'onglet Documents du salarié.
Sans signature, la personne dont c'est le tour reçoit une relance 3 jours puis 7 jours après l'envoi ; la relance du salarié rappelle que sa signature est facultative. Au 10e jour, l'adresse de notification des automatisations du dossier reçoit une alerte, et les relances s'arrêtent. Ces délais se règlent pour tout le cabinet depuis la vue Sorties du mois (lien Modifier). Faire signer n'apparaît que lorsque la signature en ligne est activée ; Annuler la signature retire une demande en cours (adresse erronée, document à corriger).
Clore la sortie#
Clore la sortie est possible avec ou sans signature. Si un document dû manque encore (souvent l'attestation France Travail), la clôture le nomme et demande confirmation ; tant que la sortie reste ouverte, il est recherché chaque matin, et s'il arrive après un envoi par email, la sortie repasse en « Documents à remettre ». Seule une demande de signature en cours, sur l'un des documents, la retient : attendez la réponse ou annulez la demande (Annuler la signature). Une demande expirée ou annulée se renvoie depuis le même onglet.