Configuration des expediteurs

Presentation #

Les expediteurs sont des configurations SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) qui permettent a Innov'Paie d'envoyer des e-mails au nom de votre entreprise ou cabinet. Chaque expediteur represente une adresse e-mail d'envoi avec ses parametres de connexion au serveur de messagerie.

Grace aux expediteurs, vous pouvez :

Envoyer les bulletins de paie

Distribution automatique des bulletins aux salaries par e-mail avec votre adresse professionnelle.

Partager des documents

Envoi de documents RH, attestations, et autres pieces depuis la GED ou le coffre-fort numerique.

Envoyer des notifications

Notifications automatiques aux salaries : invitation coffre-fort, depot de document, alertes.

Personnaliser l'identite

Chaque dossier ou domaine peut utiliser un expediteur different, adapte a votre organisation.

Capture d'ecran - Liste des expediteurs configures

Ajouter un expediteur #

Pour configurer un nouvel expediteur, vous devez disposer des informations SMTP fournies par votre hebergeur de messagerie. Suivez les etapes ci-dessous pour ajouter et valider votre expediteur.

1

Acceder a la page Expediteurs

Rendez-vous dans le menu lateral et cliquez sur "Expediteurs". La page affiche la liste de vos expediteurs configures avec leur statut de validation.

2

Cliquer sur "Ajouter un expediteur"

Cliquez sur le bouton "Ajouter" en haut a droite de la page. Un formulaire de configuration s'affiche.

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Remplir les parametres SMTP

Completez les champs suivants avec les informations de votre serveur de messagerie :

Nom Nom d'affichage de l'expediteur (ex : "Service Paie - Cabinet Dupont")

Hote SMTP Adresse du serveur SMTP (ex : smtp.gmail.com)

Port Port de connexion : 587 (STARTTLS) ou 465 (SSL/TLS)

E-mail Adresse e-mail utilisee pour l'envoi (ex : paie@cabinet.fr)

Mot de passe Mot de passe ou mot de passe d'application de la boite e-mail

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Tester la connexion

Cliquez sur "Tester la connexion" pour verifier que les parametres SMTP sont corrects. Innov'Paie tente de se connecter au serveur et vous informe du resultat.

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Valider et enregistrer

Si le test de connexion est reussi, cliquez sur "Enregistrer". L'expediteur est ajoute avec le statut Valide et est immediatement disponible pour l'envoi d'e-mails.

Fournisseurs courants : pour Gmail, vous devez utiliser un mot de passe d'application (et non votre mot de passe de compte). Pour Outlook/Microsoft 365, l'authentification moderne OAuth peut etre requise. Consultez la section "Fournisseurs supportes" ci-dessous pour les parametres detailles.

Capture d'ecran - Formulaire d'ajout d'un expediteur SMTP

Fournisseurs supportes #

Innov'Paie est compatible avec tous les fournisseurs SMTP standards. Voici les parametres de configuration pour les fournisseurs les plus utilises :

Fournisseur	Hote SMTP	Port	Securite	Notes
Gmail	`smtp.gmail.com`	587	STARTTLS	Mot de passe d'application requis
Outlook / Microsoft 365	`smtp.office365.com`	587	STARTTLS	Authentification OAuth recommandee
OVHCloud	`ssl0.ovh.net`	465	SSL/TLS	Identifiants OVH classiques
Ionos (1&1)	`smtp.ionos.fr`	465	SSL/TLS	Identifiants Ionos classiques
Hostinger	`smtp.hostinger.com`	465	SSL/TLS	Identifiants Hostinger classiques
GoDaddy	`smtpout.secureserver.net`	465	SSL/TLS	Identifiants Workspace Email
LWS	`mail.lws.fr`	465	SSL/TLS	Identifiants LWS classiques

Astuce : si votre fournisseur ne figure pas dans cette liste, contactez votre hebergeur pour obtenir les parametres SMTP (hote, port, type de securite). La plupart des hebergeurs fournissent ces informations dans leur documentation ou panneau d'administration.

Capture d'ecran - Selection du fournisseur SMTP

Validation et test #

Avant de pouvoir utiliser un expediteur pour envoyer des e-mails, il doit etre valide par Innov'Paie. Ce processus de validation garantit que les parametres SMTP sont corrects et que les e-mails seront delivres avec succes.

Processus de validation

Lorsque vous ajoutez un expediteur, Innov'Paie effectue plusieurs verifications :

Connexion au serveur SMTP

Verification que le serveur est accessible et que le port est ouvert.

Authentification

Verification des identifiants (e-mail et mot de passe) aupres du serveur.

Envoi d'un e-mail de test

Un e-mail de test est envoye a votre adresse pour confirmer que la delivrabilite fonctionne.

Statuts de l'expediteur

En attente L'expediteur vient d'etre cree et n'a pas encore ete valide. Le test de connexion n'a pas ete lance.

Valide L'expediteur a ete teste avec succes et est pret a etre utilise pour l'envoi d'e-mails.

Erreur Le test de connexion a echoue. Verifiez les parametres SMTP et relancez le test.

Important - SPF et DKIM : pour garantir une bonne delivrabilite et eviter que vos e-mails arrivent dans les spams, configurez les enregistrements DNS SPF et DKIM pour votre domaine. Contactez votre hebergeur ou administrateur DNS pour ajouter ces enregistrements. Sans cette configuration, vos e-mails risquent d'etre rejetes par les serveurs de destination.

Capture d'ecran - Test de connexion et validation de l'expediteur

Hierarchie des expediteurs #

Innov'Paie utilise un systeme de hierarchie pour determiner quel expediteur est utilise lors de l'envoi d'un e-mail. Ce systeme permet de definir un expediteur par defaut tout en laissant la possibilite de le surcharger a differents niveaux de votre organisation.

Ordre de priorite

Lorsque Innov'Paie envoie un e-mail, il recherche l'expediteur a utiliser dans l'ordre suivant (du plus specifique au plus general) :

1

Expediteur du dossier (priorite la plus haute)

Si un expediteur est configure directement sur le dossier de paie, il est utilise en priorite. Cela permet a chaque entreprise/dossier d'avoir sa propre adresse d'envoi.

2

Expediteur du domaine

Si aucun expediteur n'est defini sur le dossier, celui configure au niveau du domaine OpenPaye est utilise. Ideal pour uniformiser les envois de tous les dossiers d'un meme domaine.

3

Expediteur global (priorite la plus basse)

L'expediteur defini comme "par defaut" dans vos parametres globaux. Il est utilise lorsqu'aucun expediteur specifique n'est configure aux niveaux superieurs.

Fonctionnement de l'heritage : cette hierarchie fonctionne par principe de cascade. Si vous gerez un cabinet comptable avec plusieurs dossiers, definissez un expediteur au niveau du domaine pour que tous les dossiers heritent de cette configuration. Vous n'avez besoin de surcharger au niveau du dossier que lorsqu'un client souhaite que les e-mails partent de sa propre adresse.

Exemple concret :

Domaine : "Cabinet Martin" avec l'expediteur paie@cabinet-martin.fr

Dossier "SAS Dupont" : pas d'expediteur specifique → utilise paie@cabinet-martin.fr (herite du domaine)

Dossier "SARL Lefevre" : expediteur configure rh@lefevre.com → utilise rh@lefevre.com (surcharge du dossier)

Capture d'ecran - Configuration de l'expediteur au niveau d'un dossier

Gerer vos expediteurs #

Depuis la page Expediteurs, vous pouvez effectuer plusieurs operations de gestion sur vos expediteurs configures.

Modifier un expediteur

Cliquez sur l'expediteur a modifier dans la liste. Le formulaire de configuration s'affiche avec les valeurs actuelles. Modifiez les champs souhaites, puis cliquez sur "Enregistrer". Si vous modifiez les parametres SMTP (hote, port, mot de passe), un nouveau test de connexion sera automatiquement lance.

Definir un expediteur par defaut

Pour definir un expediteur comme expediteur global par defaut, cliquez sur le menu d'actions (trois points) de l'expediteur concerne, puis selectionnez "Definir par defaut". L'expediteur par defaut est utilise lorsqu'aucun expediteur specifique n'est configure au niveau du domaine ou du dossier.

Supprimer un expediteur

Pour supprimer un expediteur, cliquez sur le menu d'actions puis sur "Supprimer". Une confirmation vous sera demandee. Vous ne pouvez pas supprimer un expediteur qui est actuellement utilise par un domaine ou un dossier. Reassignez d'abord un autre expediteur aux elements concernes.

Attention : la suppression d'un expediteur par defaut est impossible tant qu'il est le seul expediteur configure. Ajoutez d'abord un nouvel expediteur et definissez-le comme defaut avant de supprimer l'ancien.

Depannage

Si vous rencontrez des problemes avec un expediteur, voici les causes les plus frequentes et leurs solutions :

Probleme	Cause probable	Solution
Echec de connexion	Hote ou port incorrect	Verifiez les parametres SMTP dans la documentation de votre fournisseur
Authentification refusee	Mot de passe incorrect ou 2FA active	Utilisez un mot de passe d'application si la 2FA est activee
E-mails en spam	SPF/DKIM non configures	Ajoutez les enregistrements SPF et DKIM a votre zone DNS
E-mails non recus	Limite d'envoi atteinte	Verifiez les quotas d'envoi de votre fournisseur de messagerie
Timeout de connexion	Pare-feu ou port bloque	Contactez votre hebergeur pour debloquer le port SMTP

Astuce : utilisez le bouton "Renvoyer un e-mail de test" apres toute modification des parametres SMTP pour verifier que la configuration fonctionne toujours. Cela vous permet de diagnostiquer rapidement les problemes avant de lancer un envoi en masse.

Capture d'ecran - Gestion et actions disponibles sur les expediteurs