Assistant

Demander en français ce que vous feriez à la main dans Innov'Paie ou OpenPaye.

Ce que c'est#

L'assistant est un bouton Assistant en haut de l'écran (et sur la fiche d'un dossier). Vous écrivez en français ce que vous feriez à la main — consulter, lancer, produire — et il le fait pour vous, en vous demandant confirmation avant toute action. Il n'invente pas d'action : il ne fait que ce qui existe déjà dans Innov'Paie et OpenPaye, et rien d'autre.

Ce qu'on peut lui demander#

Consulter#

Vos dossiers, le détail d'un dossier, ses salariés, la fiche d'un salarié, les bulletins d'un mois et leur téléchargement, l'état DSN d'un dossier, les dossiers sans DSN, les comptes rendus DSN, les anomalies DSN de tout le portefeuille, l'historique des exécutions, le journal des envois, les automatisations configurées, les éditions disponibles.

Lancer une automatisation déjà paramétrée#

Bulletins, DSN ou édition d'un dossier ; envoyer les bulletins d'un mois ; produire une édition ; agir sur les bulletins calculés (dont les déposer au coffre des salariés) ; renvoyer une invitation au coffre. Chaque action est présentée avec ce qu'elle va faire, et n'est exécutée qu'après votre Confirmer.

Il fait aussi trois gestes de la fiche dossier :

• Mettre à jour salariés et contrats — relire dans OpenPaye les établissements, salariés et contrats du dossier, comme le bouton du même nom.
• Envoyer la DSN par mail — envoyer la DSN d'un mois telle qu'elle est dans OpenPaye, y compris une DSN calculée hors automatisation, à l'adresse que vous indiquez, à défaut celle du dossier — comme le volet de la fiche. Voir Envoyer une DSN calculée en dehors de l'automatisation. Il ne dépose rien à Net-Entreprises.
• Agir sur les bulletins calculés — les actions sur les bulletins d'un mois : déposer au portail employeur, envoyer par e-mail au client (la carte montre l'adresse avant l'envoi), déposer au coffre des salariés, et envoyer pour validation à l'employeur si la validation est ouverte pour le cabinet — y compris pour un dossier qui n'est pas automatisé. Seulement sur des bulletins calculés ; l'e-mail part à l'adresse montrée sur la carte, et rien ne part si elle a changé avant la confirmation. Une action déjà faite pour ce mois n'est pas refaite. Le rôle Consultation n'y a pas accès. Exemple : « Dépose les bulletins d'octobre de Menuiserie Kervella au coffre des salariés. »
• Envoyer le lien au client — envoyer au client, à l'adresse réglée pour sa demande de variables (à défaut celle du dossier), le lien du mois pour saisir ses éléments de paie (voir Demande de variables). Un lien déjà envoyé pour ce mois est remplacé par le nouveau. Réservé aux membres du cabinet, pas aux lecteurs. Il ne saisit aucune variable à la place du client.

Régler un dossier#

L'assistant peut aussi régler, toujours après votre confirmation :

• Mettre un dossier en automatique — allumer ou éteindre les bulletins, la DSN, les éditions ou la demande de variables, changer leur jour, leur heure et leurs options (les quatre suites des bulletins, les trois choix de la DSN, le portail employeur et l'e-mail des éditions), et qui reçoit (le client, l'alerte en cas d'échec, une adresse différente pour un envoi — une ou plusieurs adresses chacun). Il part du réglage actuel du dossier et ne change que ce que vous demandez ; la carte de confirmation montre exactement ce qui change. Un envoi éteint est mis en pause, jamais effacé. Exemple : « Mets la DSN de Menuiserie Kervella en automatique le 5 à 10 h, calculée et déposée. »
• Régler la demande de variables — le jour où elle part, la réponse attendue, la relance si retard, ce que le lien ouvre. Exemple : « Pour Studio Marelle, la demande part le dernier jour du mois, réponse avant le 10. »
• Régler mes alertes — décocher ou recocher des sujets d'alerte : « ne m'envoie plus les alertes de variables », « remets-moi les rappels d'échéance ». La carte dit ce qui ne sera plus reçu. « Quelles alertes je reçois ? » donne la liste. Pour les adresses d'alerte du cabinet : la responsable du cabinet et les administratrices seulement. Les messages de sécurité arrivent toujours.
• Choisir le modèle d'e-mail d'un envoi — pour tout le cabinet, un domaine ou un dossier, parmi les modèles déjà écrits (ou revenir au modèle du niveau au-dessus). Tout le cabinet et un domaine : la responsable du cabinet et les administratrices seulement. Rédiger un modèle se fait dans Paramétrage › Modèles d'e-mail.

Collecte des variables du mois#

• Qui n'a pas envoyé ses variables ? — sur tous vos dossiers, pour le mois en cours ou celui que vous précisez : ceux qui ont envoyé (par leur lien ou reçu autrement), ceux qui n'ont rien envoyé en tête de liste, et pour chacun s'il peut être relancé maintenant, ou pourquoi pas (relancé trop récemment, date convenue pas encore passée, aucun lien envoyé ce mois…). Les chiffres sont ceux de la Production du mois.
• Relance les clients qui n'ont pas envoyé leurs variables — la même règle que le bouton Relancer de la Production du mois : ce n'est pas vous qui choisissez les dossiers, c'est la règle de relance du cabinet. Avant de partir, la carte montre la liste exacte des clients qui recevront la relance, et, repliés, ceux qui ne la recevront pas avec leur motif (sans adresse e-mail, relancé trop récemment…). Après Confirmer, la règle est revérifiée pour chacun : un client qui a répondu entre-temps n'est pas relancé, et le compte rendu le dit. Vous pouvez aussi viser un seul dossier (« relance le client des Ateliers Voltaire »). Réservé aux membres du cabinet, pas aux lecteurs.

Rappels#

L'assistant ajoute, modifie et retire vos échéances : « programme-moi un rappel à chaque fois qu'il y a une fin de période d'essai, une fin de CDD, une fin de validité de titre de séjour », « rappelle-moi le 22 de chaque mois de vérifier les variables », « préviens-moi un mois avant les fins de CDD », « retire le rappel des fins de titre de séjour », « quels rappels sont programmés ? ». Sans dossier ni domaine nommé, une échéance vaut pour tout votre portefeuille. Il montre les échéances avant de les ajouter ; rien ne change tant que vous n'avez pas confirmé.

Coordonnées d'un salarié#

La seule écriture dans OpenPaye : adresse, code postal, ville, e-mail et téléphone d'un salarié, avec l'avant et l'après affichés avant confirmation. Jamais une donnée de paie.

Quand il manque une information (quel dossier, quel mois), il la demande. Quand la demande sort de son périmètre (valider des bulletins, déposer une DSN à Net-Entreprises, saisir des variables, un salaire, un contrat, tout sujet hors paie), il le dit : « Je ne sais pas encore faire cela ».

Depuis votre propre assistant (Claude…)#

Vous pouvez aussi piloter Innov'Paie depuis un assistant externe que vous utilisez déjà, par exemple Claude : il dispose des mêmes demandes que l'assistant d'Innov'Paie, avec vos droits et dans votre cabinet, rien de plus.

1. Dans Paramètres, rubrique Assistant externe, copiez l'adresse affichée (bouton Copier).
2. Dans Claude : Paramètres, Connecteurs, « Ajouter un connecteur personnalisé », collez l'adresse.
3. Claude ouvre la page de connexion d'Innov'Paie : connectez-vous comme d'habitude, puis l'écran Autoriser Claude à agir avec vos droits indique d'où vient la demande et pour quel cabinet ; si vous travaillez pour plusieurs cabinets, vous y choisissez celui que l'assistant servira. Cochez Mon assistant est une offre professionnelle avec accord de traitement des données : sans cette case, Autoriser reste grisé. Autoriser vous ramène dans Claude ; Refuser n'autorise rien.

Comme dans l'application, une action (relance, envoi) vous est d'abord présentée, et ne part qu'avec votre accord. Depuis un assistant externe, la DSN et les bulletins ne partent qu'à l'adresse paramétrée sur le dossier ; pour une autre adresse, passez par l'application.

Relier un assistant est réservé aux propriétaires et administrateurs du cabinet. La liste des assistants reliés, avec la date de liaison et de dernière utilisation, est dans Paramètres → Assistant externe ; Révoquer coupe l'accès immédiatement. Une liaison expire d'elle-même au bout de douze mois, et tombe si vous changez de mot de passe.

important : Reliez seulement une offre professionnelle de votre assistant (par exemple Claude Team, Enterprise ou l'API), qui comporte un accord de traitement des données et n'utilise pas vos conversations pour entraîner ses modèles. Les offres personnelles (par exemple Claude Free, Pro ou Max) peuvent s'en servir pour l'entraînement : elles ne conviennent pas à des données de paie. Voir les conditions d'utilisation et la politique de confidentialité.

La connexion d'un assistant externe s'ouvre cabinet par cabinet : tant qu'elle n'est pas ouverte pour le vôtre, la rubrique Assistant externe n'apparaît pas dans les Paramètres — sauf s'il reste des assistants déjà reliés, qu'elle permet alors de révoquer. Si vous travaillez pour plusieurs cabinets et que celui choisi n'est pas ouvert, l'écran Autoriser vous le dit : choisissez-en un autre ou refusez la demande.

Si votre cabinet gère la paie d'autres entreprises, il lui revient d'obtenir de chacune l'autorisation écrite de recourir à l'éditeur de l'assistant (voir les conditions d'utilisation).

Activation#

L'assistant est activé pour l'ensemble de la plateforme par Innov'Paie ; il ne s'active pas depuis un compte. Tant qu'il n'est pas ouvert, l'écran indique « L'assistant n'est pas activé sur ce serveur ». L'ouverture est annoncée dans Nouveautés.

À la première connexion suivant son annonce, un écran plein présente l'assistant (« Nouveau : demandez-le à l'assistant »), avec ses trois exemples, le rappel Vos données (RGPD) — traitées dans l'Union européenne, jamais utilisées pour entraîner un modèle — et le lien vers sa documentation intégrée. J'ai compris, continuer ferme l'annonce pour de bon.

Une entreprise cliente et un accès de salarié (coffre) n'ont pas l'assistant : il est réservé aux comptes de cabinet.

L'aide intégrée#

Dans l'application, la page L'assistant — ce qu'on peut lui demander (lien depuis l'annonce) reprend les familles de demandes avec des exemples : consulter, lancer une automatisation déjà paramétrée, produire une édition, coffres-forts, coordonnées d'un salarié.

Vos données#

Le texte de vos demandes est traité dans l'Union européenne et n'est jamais utilisé pour entraîner un modèle. L'assistant lit vos dossiers avec vos droits, exactement comme vous à l'écran : il ne voit rien de plus. Chaque demande est journalisée avec son coût, et ce journal est purgé automatiquement.