Espace entreprise
Ce que voit une entreprise cliente invitée par sa direction, et ce que le cabinet lui ouvre.
Deux côtés, deux espaces#
Innov'Paie a deux sortes d'utilisateurs : le cabinet (qui tient les dossiers) et l'entreprise cliente (dont la paie est tenue). L'entreprise ne voit jamais l'intérieur du logiciel du cabinet : ni la liste des dossiers, ni les automatisations, ni la facturation. Elle a son propre espace, Mon entreprise, et n'y trouve que ce que le cabinet lui a ouvert.
Ce que le cabinet ouvre#
Sur la fiche du dossier, onglet Accès — « Ce que ce client reçoit » — le cabinet décide, dossier par dossier :
- SIRH : un interrupteur, et le détail des fonctions ouvertes — Congés et absences, Espace du salarié, Bureau du responsable, Variables de paie du mois, Entretiens professionnels, Formation. Le dossier salarié et les équipes sont toujours inclus dès que le module est ouvert ; tout décocher ferme le module.
- BDESE : la base économique et sociale, pour les élus. Rien à choisir : son contenu est fixé par la loi et par l'effectif. Le bouton Ouvrir la base de cette entreprise mène directement à la base.
Activer un module n'ouvre l'accès à personne. Sous Qui y accède, le cabinet saisit l'adresse de la direction de l'entreprise et clique Ouvrir l'accès : un lien part à cette adresse. L'accès à l'espace de l'entreprise s'ouvre ainsi même si aucun module n'est activé. C'est ensuite la direction qui invite les personnes de son choix ; le cabinet ne gère pas ces invitations.
Le mail part au nom du cabinet, à ses couleurs : le client ne lit pas « Innov'Paie ». Une réponse à ce mail arrive à la personne du cabinet qui a ouvert l'accès. Tant que personne n'est entré, le cabinet peut renvoyer l'invitation à la même adresse, ou l'envoyer à une autre (une adresse mal saisie, par exemple) : le lien précédent n'ouvre alors plus rien. Quand l'entreprise a déjà une direction, le bouton ne relance rien : c'est à cette direction d'inviter les suivants.
Voir comme le client#
Sous Qui y accède, le lien Voir comme le client ouvre en plein écran ce que la direction de l'entreprise voit dans son espace : l'accueil et les documents, à la marque du cabinet. C'est une lecture seule : rien ne peut y être envoyé au nom du client, et le formulaire des variables ne s'y ouvre pas. Fermer l'aperçu ramène à la fiche du dossier.
Mon entreprise#
La personne invitée arrive, par le lien reçu, sur une page d'acceptation à la marque du cabinet, qui indique le rôle proposé et l'adresse invitée — sans nommer l'entreprise, pour qu'un lien égaré ne renseigne personne. Le lien est valable 14 jours.
Si elle n'a pas encore de compte, Créer mon accès lui demande son prénom, son nom et un mot de passe, puis l'emmène directement dans Mon entreprise. Si elle a déjà un compte, elle se connecte et accepte l'invitation.
Mon entreprise affiche le nom de l'entreprise, son rôle et, si elle tient un rôle dans plusieurs entreprises, un sélecteur. Pour la direction et la direction des ressources humaines, l'espace est organisé en onglets :
| Onglet | Ce qu'on y trouve |
|---|---|
| Accueil | Ce que le cabinet attend ce mois-ci (les variables du mois, avec la date convenue s'il y en a une), où en est la paie (variables attendues ou envoyées, date des derniers bulletins produits, déclaration sociale du mois précédent déposée ou en cours), et les derniers documents. |
| Documents | Les documents que le cabinet a déposés pour l'entreprise. Les documents nominatifs (bulletins, contrats) ne s'affichent que pour les rôles qui y ont droit. Un PDF s'ouvre dans un nouvel onglet ; les autres fichiers se téléchargent. |
| Variables du mois | Le même formulaire que celui du lien reçu chaque mois par mail. Voir ci-dessous. |
| Accès | Pour la direction seulement : les personnes de l'entreprise qui accèdent à cet espace et leur rôle. Le bouton Inviter ouvre un écran plein : adresse e-mail et rôle. |
L'onglet Variables du mois n'apparaît que si le cabinet recueille les variables par la plateforme pour ce dossier.
Variables du mois : un seul envoi, par le lien ou par le compte#
Le client qui a un compte continue de recevoir le lien du mois par mail. Le lien et l'onglet ouvrent la même saisie : ce qui est envoyé par l'un se retrouve dans l'autre, sous « ce que vous avez déjà envoyé ». La gestionnaire reçoit chaque élément une seule fois, quel que soit le chemin pris, et un nouvel envoi n'efface rien de ce qui a déjà été transmis.
Les autres rôles (responsable d'équipe, élu du CSE, auditeur, lecteur) voient la liste des personnes qui accèdent à l'espace et retrouvent dans le menu ce qui leur est ouvert.
| Rôle | Ce qu'il donne |
|---|---|
| Direction | Administre l'entreprise et ses accès |
| Direction des ressources humaines | Voit les personnes, pas la facturation |
| Responsable d'équipe | Limité à son périmètre |
| Élu du CSE | BDESE agrégée, sans donnée nominative |
| Auditeur | Lecture seule, pour un contrôle |
| Lecteur | Consultation simple |
Les rôles ne se cumulent pas et ne se hiérarchisent pas : un élu du CSE n'est pas un lecteur avec moins de droits, c'est un autre regard sur l'entreprise. Un salarié n'est jamais invité avec un rôle : c'est son contrat de travail, lu depuis la paie, qui lui donne son espace.
Le menu d'une entreprise cliente ne contient que : Mon entreprise, puis ce qui est ouvert — Absences et Approbations, Base économique et sociale — et les Notifications. Il ne montre ni l'assistant, ni les nouveautés, ni la documentation d'Innov'Paie, et aucune demande de moyen de paiement : la facturation est celle du cabinet. L'écran porte la marque du cabinet (nom, logo et couleurs) quand il en a une.
Une personne connectée qui ne tient aucun rôle dans une entreprise voit le message : « Vous ne tenez aucun rôle dans une entreprise. Cet espace est celui des personnes invitées par leur direction. »