Mettre en automatique

Bulletins, DSN, éditions et demande de variables qui partent seuls chaque mois ; le suivi de chaque exécution et de chaque envoi.

Ce qui part tout seul#

Un dossier en automatique fait chaque mois, au jour et à l'heure choisis, ce que vous feriez sinon à la main dans OpenPaye — ou auprès de votre client. Quatre envois existent :

Tout se règle sur un seul écran, Mettre ce dossier en automatique, ouvert par le bouton de la carte du dossier dans Tous les dossiers ou la page d'un domaine : Mettre en automatique pour un dossier qui n'a encore rien, Automatisation pour un dossier déjà réglé. Le même écran s'ouvre depuis l'onglet Automatisations de la fiche du dossier.

Mettre un dossier en automatique#

L'écran tient en deux parties, puis Enregistrer. La bulle ⓘ à côté du titre rappelle, à la demande, comment il fonctionne.

Ce qui part tout seul. Une ligne par envoi, avec son interrupteur : allumé, l'envoi part chaque mois ; éteint, il ne part pas. À l'ouverture, les interrupteurs montrent l'état réel du dossier ; pour un dossier jamais réglé, les bulletins, la DSN et la demande de variables sont allumés, avec les jours et heures du cabinet (Paramétrage › Automatisations) ; Éditions reste éteint tant qu'aucune édition n'est choisie, et l'allumer ouvre le choix des éditions. Rien ne part tant que vous n'avez pas cliqué Enregistrer, et vous éteignez ce qui ne doit pas partir.

• Bulletins, DSN, Éditions : le (jour) à (heure).
• Demande de variables : part le (jour) · réponse attendue avant le (jour, ou « — » s'il n'y a pas de date convenue) · relancer si retard. La date de réponse et la relance sont celles de l'onglet Variables du dossier : c'est le même réglage.

Éteindre un envoi déjà réglé le met en pause : il ne part plus, et son historique est gardé.

Enregistrer n'écrit que ce que vous avez changé ; si rien n'a changé, l'écran le dit (Rien n'a changé). Une adresse tapée sans appuyer sur Entrée est prise en compte. Quitter la page avec des modifications non enregistrées (un lien, le bouton Précédent du navigateur, ou la fermeture de l'onglet) vous le demande. Allumer un envoi qui était éteint demande, comme avant, une carte bancaire ou un mandat enregistré dans la facturation du cabinet ; éteindre un envoi, ou changer un envoi déjà allumé, ne le demande pas. Sans moyen de paiement, l'écran s'ouvre et s'enregistre normalement ; seul un allumage ouvre la fenêtre pour enregistrer la carte.

Les options de chaque envoi#

Le bouton … au bout d'une ligne ouvre ses options, sous la ligne :

• Bulletins : quatre cases indépendantes, après le calcul — Envoyer pour validation à l'employeur (proposée quand l'application mobile est ouverte pour le cabinet), Déposer au portail employeur, Envoyer par e-mail au client et Déposer au coffre des salariés ; aucune cochée, les bulletins sont seulement calculés. Ce sont les mêmes actions que le menu de la Production du mois. Pour un dossier neuf, Déposer au portail employeur est cochée d'office. Un dossier qui déposait déjà ses bulletins sur le portail salarié garde cette case, cochée, et peut la décocher ; une fois décochée et enregistrée, elle disparaît : le portail salarié ne se propose plus.
• DSN : trois choix — Calculer seulement, Calculer et déposer, ou Calculer, déposer et envoyer les montants au client. Le contrôle de la DSN n'est pas un choix : il est toujours fait. Un dossier réglé avant octobre 2026 pour envoyer la DSN par e-mail sans la déposer affiche une quatrième pastille, allumée : Calculer et envoyer les montants au client ; elle n'apparaît que pour ces dossiers, et choisir l'un des trois choix la quitte.
• Éditions : les éditions qu'OpenPaye propose pour le dossier, à cocher ; pour chacune, mois écoulé ou mois en cours, et son jour et son heure (le jour et l'heure de la ligne valent pour toutes). Une édition déjà réglée reste dans la liste même si OpenPaye ne la propose plus. Puis où elles partent : Déposer au portail employeur (les documents de l'espace de l'entreprise) et Envoyer par e-mail, au client ou à une autre adresse — l'adresse se tape à côté ; si elle manque, l'écran le signale et n'enregistre rien. Au moins l'un des deux.
• Demande de variables : l'heure d'envoi, et ce que le lien ouvre, d'un clic sur l'une des trois pastilles : Message avec pièces jointes et saisie (par défaut), Message avec pièces jointes, ou Saisie des absences et variables.

Pour un envoi déjà enregistré, les options proposent aussi Lancer maintenant : l'envoi part tout de suite, sans attendre le jour réglé — pratique pour vérifier un réglage.

Les heures sont en heure de Paris, quel que soit votre fuseau. À côté de chaque envoi allumé, et de chaque édition choisie, l'écran dit la prochaine date et la paie qu'elle traite, par exemple Le 5 novembre à 10 h : paie d'octobre : la DSN et une édition réglée sur le mois précédent traitent la paie du mois d'avant, les bulletins et la demande de variables celle du mois.

Qui reçoit#

• Le client : par défaut l'adresse du dossier ; tous les envois lui partent, demande de variables et relances comprises.
• Alerte en cas d'échec : l'adresse qui reçoit les alertes DSN du dossier et le rappel d'une sortie de salarié restée non signée. Pour un dossier jamais réglé, elle est préremplie selon le choix du cabinet : la responsable du dossier (le membre du cabinet désigné comme responsable dans OpenPaye), la personne qui met le dossier en automatique, ou des adresses fixes.
• Sujets envoyés (dans Paramétrage › Automatisations, sous l'alerte en cas d'échec) : pour les DSN, le coffre et les sorties, les sujets que reçoivent les adresses d'alerte qui ne sont pas celle d'un membre du cabinet, pour tout le cabinet ; l'adresse d'un membre du cabinet suit son propre réglage (voir Choisir ses sujets d'alerte). Enregistré avec Enregistrer ; réservé à la responsable du cabinet et aux administratrices.
• Une adresse différente pour un envoi (replié ; il s'ouvre seul s'il porte déjà quelque chose) : pour les bulletins, la DSN, les éditions ou la demande de variables, une adresse propre du client (vide, l'envoi part au client) et une alerte propre (vide, l'alerte en cas d'échec). Sous Éditions, chaque édition choisie a aussi sa ligne : une adresse propre à cette édition, sinon celle des éditions, sinon le client. Si vous posez une adresse pour toutes les éditions alors que l'une a la sienne, l'écran demande s'il faut la remplacer ou la garder.

Chaque champ accepte plusieurs adresses : validez-en une avec Entrée, une virgule ou un point-virgule, ou collez-en plusieurs d'un coup ; la croix d'une adresse la retire. Une adresse mal écrite reste dans le champ, avec un message. Les envois au client (bulletins, DSN, éditions, demande de variables) partent à chaque adresse séparément : personne ne voit l'adresse des autres. Une alerte part en un seul e-mail à toutes les adresses de l'alerte.

Plusieurs dossiers à la fois#

Depuis Tous les dossiers ou la page d'un domaine : Sélectionner, cochez les dossiers (même sur plusieurs pages), puis Mettre en automatique (N). Le même écran s'ouvre, titré Mettre N dossiers en automatique, avec la liste des dossiers concernés. Chaque dossier garde son adresse : la ligne Le client indique « L'adresse de contact de chaque dossier ». Un dossier sans adresse est nommé, et rien n'est enregistré tant qu'il n'a pas d'adresse ou d'adresse différente pour l'envoi.

Les réglages par défaut du cabinet#

Paramétrage › Automatisations fixe ce que l'écran propose pour un dossier jamais réglé : le jour et l'heure de chaque envoi, le jour où part la demande de variables, la réponse attendue, la relance si retard, et qui reçoit l'alerte en cas d'échec (La responsable du dossier, La personne qui met le dossier en automatique ou Ces adresses, une ou plusieurs). Aucun dossier déjà réglé ne change.

La ligne Délai de traitement fixe, pour tout le cabinet, sous combien de temps les variables reçues doivent être traitées : 24, 48 (par défaut), 72, 96 ou 120 heures ouvrées, comptées du lundi au vendredi hors jours fériés. Passé ce délai, si les bulletins ne sont pas faits, la date de réception passe en orange dans la Production du mois.

La case relancer si retard de cette page est le réglage des relances de tout le cabinet : cochée, les clients en retard sont relancés, sauf ceux pour qui la relance est décochée sur leur dossier. Ces réglages sont réservés à la responsable du cabinet et aux administratrices.

Le texte des e-mails se règle dans Modèles d'e-mail.

Demande de variables#

Chaque mois, votre client vous transmet ses éléments de paie — absences, heures, primes — par un lien que vous lui envoyez, sans compte à créer de son côté. Le lien part soit automatiquement au jour réglé (ligne Demande de variables de l'écran Mettre ce dossier en automatique), soit à la main, depuis le dossier.

L'onglet Variables du dossier. Sur la fiche d'un dossier, l'onglet Variables montre, pour le mois choisi (Mois précédent / Mois suivant) : ce que le client a envoyé, le bouton Envoyer le lien au client, et les réglages du dossier — la date convenue avec le client (le jour du mois avant lequel il rend ses éléments ; c'est la date que sa page annonce), et Relancer ce client automatiquement s'il est en retard. Si le client vous a transmis ses variables autrement (par mail, par téléphone), notez-le par Variables reçues autrement : le dossier compte alors comme reçu. Depuis le même onglet, Colonnes de saisie ouvre le masque du dossier : ce que le client pourra déclarer. Les heures supplémentaires à 25 % et à 50 % et les heures complémentaires y sont d'office (leur majoration est fixée par la loi) ; vous ajoutez les primes et les heures conventionnelles du dossier, avec pour chacune le nom que verra le client et le code de rubrique OpenPaye qui permettra le portage — sans ce code, la valeur devra être ressaisie à la main. Le client ne peut rien ajouter de lui-même : il ne voit que ce que vous avez prévu.

Prévoir le masque avant d'envoyer. Si vous cliquez Envoyer le lien au client alors qu'aucune colonne n'est prévue, le masque s'ouvre d'abord ; le lien part ensuite par Envoyer le lien au client au bas du volet, ou Plus tard si vous préférez y revenir (fermer le volet n'envoie rien).

Où en est tout le portefeuille. Dans Tous les dossiers, le bouton Colonnes de saisie montre les dossiers à régler et les dossiers réglés, avec la recherche. En cochant plusieurs dossiers, Poser la même colonne partout ajoute la même prime à tous en une fois — un dossier qui a déjà cette rubrique est mis à jour.

La page du client#

Le client reçoit un e-mail au nom du cabinet et ouvre un lien personnel, qu'il peut rouvrir autant de fois que nécessaire jusqu'à la date indiquée. La page porte le nom et la marque du cabinet (logo et couleurs, s'il en a), l'entreprise et le mois, et jusqu'à trois onglets selon ce que le lien ouvre : Écrire (un message et des pièces jointes), Absences (un planning où il trace les absences de chaque salarié et indique le motif) et Variables (la grille de colonnes que vous avez définie, heures comprises). Pour une absence qui en appelle un (arrêt maladie, accident du travail ou de trajet, maladie professionnelle, maternité ou paternité, congés pathologiques, temps partiel thérapeutique), il peut joindre le justificatif (un PDF ou une photo) dans la fenêtre où il déclare l'absence : la pièce arrive avec cette absence. S'il annule la fenêtre, passe à un autre salarié, change pour un motif qui ne demande pas de justificatif, retire l'absence ou quitte la page sans l'envoyer, la pièce est supprimée ; passer d'un onglet à l'autre ou relire avant d'envoyer garde l'absence en cours et sa pièce. Pour une absence partielle, il indique le nombre d'heures : un nombre positif, au plus 24 heures par jour d'absence. Une fois l'absence envoyée, il ne peut plus la retirer. Un message tient en 4 000 caractères au plus. Un compteur apparaît à l'approche de la limite ; au-delà, le texte n'est jamais coupé : la page dit de combien le raccourcir, sous Envoyer à mon cabinet quel que soit l'onglet ouvert, et un clic sur ce bouton ramène au champ à raccourcir ; l'envoi attend qu'il tienne. Il termine par Envoyer à mon cabinet, même s'il n'a joint que des documents. S'il n'a rien à transmettre — rien saisi, aucun document joint, aucune ligne déjà enregistrée pour le mois, par lui ou par le cabinet —, il clique Je n'ai rien à déclarer, en haut de la page, et le dossier est compté comme reçu (Rien à signaler ce mois-ci) ; ce choix n'est pas proposé dès que le mois porte une ligne. Si un document arrive entre-temps (depuis un autre appareil, par exemple), ce choix est refusé, la relecture est refaite avec le document et Confirmer l'envoi le transmet ; si des éléments ont déjà été envoyés, la page revient à la saisie et les montre en haut. Deux « rien à déclarer » envoyés depuis deux appareils ne comptent qu'une fois. La personne qui a envoyé le lien est prévenue par une notification et un e-mail ; le lien de cet e-mail ouvre directement l'onglet Variables du dossier.

La collecte du mois#

Dans Tous les dossiers, la vue Production du mois montre, dossier par dossier, où en est la collecte : attendues, reçues (la date, et le moyen au survol), en orange une fois le délai de traitement du cabinet dépassé (48 heures ouvrées par défaut) si les bulletins ne sont pas faits. Depuis cette vue : Relancer les clients en retard affichés dans le tableau (le serveur choisit qui relancer parmi eux, jamais un client qui vient de répondre), Voir sa saisie pour un dossier reçu, Saisir à la place du client — le même écran que le sien — quand il vous a envoyé ses éléments par mail, ou Reçu par mail pour noter une réponse arrivée autrement.

Ce que le client a envoyé. Dans l'onglet Variables, chaque ligne reçue se relit avant la paie (un message long se lit en entier d'un clic sur sa ligne ; une absence porte la précision du client et, si elle est partielle, ses heures — Absence partielle : 3,5 h) : vous la marquez Portée en paie ou vous l'écartez (la trace est gardée). Les pièces jointes s'ouvrent depuis la même liste ; le justificatif d'une absence se lit sous l'absence qu'il justifie. C'est une donnée de santé, réservée dès son dépôt, même si le client n'a pas encore envoyé l'absence, à ceux qui gèrent le dossier : la gestionnaire du dossier, les personnes à qui le dossier est partagé et la titulaire du cabinet. Les autres voient seulement Justificatif reçu — réservé à ceux qui gèrent le dossier, sans nom ni contenu. Il n'est jamais envoyé à OpenPaye avec l'absence. Il reste dans le dossier aussi longtemps que les autres documents du dossier : il n'a pas de durée de conservation propre. Chaque ouverture, rattachement ou retrait d'un justificatif est inscrit dans un journal, ainsi que tout ce qui change qui peut les lire : l'alias de responsable ou le rôle d'un membre, le partage d'un dossier et son retrait, le responsable du dossier apporté par la synchronisation OpenPaye. Le journal dit qui, quand, quel objet et quelle action — jamais le nom du fichier. L'application ne peut ni le modifier ni l'effacer (un administrateur de la base de données pourrait le contourner) ; il est conservé comme les documents du dossier. La titulaire et les administratrices du cabinet le consultent par l'API (GET /saisie-client/journal-justificatifs) ; une administratrice limitée à ses dossiers n'y lit pas le nom des autres dossiers. Seules la titulaire et les administratrices partagent un dossier à un membre du cabinet, jamais à elles-mêmes.

Créer ou révoquer le lien d'un dossier demande de pouvoir modifier ce dossier : un lecteur ne le peut pas, un membre limité à ses dossiers seulement pour ceux qui lui sont confiés. Un envoi à plusieurs dossiers d'un coup suit la même règle : il part pour les dossiers que vous pouvez modifier et dit combien ont été écartés.

Suivre les exécutions#

L'onglet Automatisations de la fiche d'un dossier montre les automatisations réglées et les exécutions récentes ; son bouton ouvre l'écran Mettre ce dossier en automatique. Chaque exécution porte un état : En attente, En cours, Automatisé (réussie), Échec, ou une annulation expliquée — En attente des bulletins, Contrôle DSN bloquant, Annulée par un administrateur, Doublon ignoré, Interruption technique.

Le message d'un échec est écrit pour être lu : il dit ce qui a bloqué (par exemple « Dépôt sur le portail employeur : lien du portail non trouvé ; période de paie : la période n'a pas pu être confirmée auprès d'OpenPaye »), jamais un message technique brut. Ce message reste dans la fiche du dossier et dans les notifications ; il ne part pas à l'adresse de l'alerte en cas d'échec. L'équipe Innov'Paie le reçoit aussi, regroupé : une DSN en échec dans le quart d'heure, le reste dans un résumé chaque matin.

Le journal des envois#

Sous chaque exécution qui a envoyé quelque chose (DSN, bulletins, éditions), le journal liste chaque destinataire avec l'heure et l'état de l'envoi ; une section repliée Autres envois regroupe les envois manuels ou plus anciens du dossier. L'état Accepté signifie que le service d'envoi a pris en charge le message ; il ne prouve ni sa livraison finale ni son ouverture. Le journal montre aussi l'adresse d'expédition réellement utilisée.

Les actions sur les bulletins qui ne sont pas des e-mails — dépôt au portail employeur, dépôt au coffre des salariés, envoi pour validation à l'employeur — y ont aussi leur ligne : à la place du destinataire, ce qui a été fait (Portail employeur OpenPaye, Coffre des salariés (12), Validation de l'employeur), et la personne qui l'a fait à la place de l'adresse d'expédition.

Bulletins non validés à l'échéance#

Quand le calcul DSN trouve des bulletins non validés dans OpenPaye, l'exécution n'échoue pas tout de suite : elle est relancée chaque jour automatiquement. Un premier e-mail vous prévient ; la veille de l'échéance légale de la DSN, un rappel part ; à l'échéance dépassée, l'exécution passe en Échec avec le message « DSN non générée : échéance légale dépassée malgré les relances quotidiennes », et un dernier e-mail demande une action de votre part.

Retours DSN#

Après un dépôt sur Net-Entreprises, Innov'Paie relève le retour officiel de la déclaration le lundi, le mercredi et le vendredi, entre 7 h et 18 h. Dans l'onglet Automatisations de la fiche du dossier, le bandeau Déclarations OpenPaye indique le nombre de déclarations à vérifier et propose Vérifier maintenant.

Sur une exécution DSN : Voir le justificatif ouvre le retour d'une déclaration acceptée ; Voir le retour à traiter apparaît quand la déclaration est rejetée ou acceptée avec anomalies, et ouvre le détail pièce par pièce : certificat de conformité, bilan d'anomalies, compte rendu métier, bilan d'identification. Les états possibles : DSN acceptée, Acceptée · anomalies à vérifier, DSN rejetée, Retour à vérifier, Dépôt effectué (retour officiel pas encore disponible).

Les alertes DSN par e-mail (retour rejeté ou avec anomalies) sont décrites dans Notifications et alertes.