Templates Email

Creez et gerez des modeles d'e-mails personnalises pour vos communications de paie. Les templates vous permettent de standardiser l'envoi de bulletins, les invitations au coffre-fort et les notifications aux salaries, tout en conservant une identite visuelle professionnelle.

Presentation #

Les templates e-mail d'Innov'Paie permettent de personnaliser l'ensemble des communications envoyees depuis la plateforme. Que ce soit pour l'envoi de bulletins de paie, les invitations au Coffre-Fort Numerique ou les notifications d'automatisation, chaque e-mail peut etre adapte a l'image de votre entreprise ou cabinet.

Chaque template est compose d'un objet, d'un corps de message et d'une signature optionnelle. Vous pouvez utiliser des variables dynamiques pour inserer automatiquement des informations specifiques (nom du salarie, periode de paie, nom de l'entreprise, etc.).

Editeur WYSIWYG

Editeur visuel intuitif avec formatage riche

Variables dynamiques

Personnalisation automatique par salarie

Apercu en direct

Visualisez le rendu avant l'envoi

Capture d'ecran - Liste des templates e-mail

Editeur de templates #

Innov'Paie integre un editeur WYSIWYG (What You See Is What You Get) complet pour la creation et la modification de vos templates e-mail. L'editeur vous permet de concevoir des e-mails professionnels sans aucune connaissance technique.

Creer un template

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Acceder a la section Templates

Dans le menu de navigation lateral, cliquez sur "Templates". La liste de vos templates existants s'affiche.

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Creer un nouveau template

Cliquez sur le bouton "Nouveau template". L'editeur WYSIWYG s'ouvre avec un modele vierge. Commencez par donner un nom a votre template et definir l'objet de l'e-mail.

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Rediger le contenu

Utilisez la barre d'outils de l'editeur pour mettre en forme votre message. Les fonctionnalites de formatage disponibles incluent :

  • Texte : gras, italique, souligne, taille, couleur, alignement
  • Structure : titres, paragraphes, listes a puces, listes numerotees
  • Medias : insertion d'images, logo de l'entreprise
  • Liens : insertion de liens hypertextes
  • Variables : insertion de variables dynamiques via un menu dedie
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Previsualiser et enregistrer

Utilisez le bouton "Apercu" pour voir le rendu final de votre template avec des donnees d'exemple. Une fois satisfait, cliquez sur "Enregistrer" pour sauvegarder votre template.

Bon a savoir : l'editeur genere automatiquement un code HTML compatible avec les principaux clients de messagerie (Gmail, Outlook, Apple Mail, Thunderbird). Aucune connaissance en HTML n'est requise.
Capture d'ecran - Editeur WYSIWYG de templates

Variables dynamiques #

Les variables dynamiques permettent de personnaliser automatiquement chaque e-mail en fonction du destinataire et du contexte. Lors de l'envoi, chaque variable est remplacee par la valeur reelle correspondante. La syntaxe utilise la notation entre double accolades : {{nom_variable}}.

Variables disponibles

Variable Description Exemple de valeur
{{employee_first_name}} Prenom du salarie Jean
{{employee_last_name}} Nom de famille du salarie Dupont
{{employee_full_name}} Nom complet du salarie Jean Dupont
{{company_name}} Nom de l'entreprise / dossier de paie Innov'Paie SAS
{{period}} Periode de paie concernee Janvier 2026
{{period_month}} Mois de la periode de paie Janvier
{{period_year}} Annee de la periode de paie 2026
{{document_type}} Type de document envoye Bulletin de paie
{{document_name}} Nom du fichier envoye bulletin_012026.pdf
{{sender_name}} Nom de l'expediteur configure Service Paie
{{vault_link}} Lien d'acces au coffre-fort numerique https://app.innov-paie.fr/vault/...
{{current_date}} Date du jour de l'envoi 27/02/2026

Inserer une variable

Dans l'editeur de templates, vous pouvez inserer une variable de deux manieres :

1

Via le menu Variables

Cliquez sur le bouton "Variables" dans la barre d'outils de l'editeur. Un menu deroulant affiche toutes les variables disponibles. Cliquez sur une variable pour l'inserer a la position du curseur.

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Saisie directe

Tapez directement la variable avec la syntaxe {{nom_variable}} dans le corps du message. L'editeur reconnait automatiquement les variables et les met en surbrillance.

Exemple de template avec variables :

Bonjour {{employee_first_name}},


Veuillez trouver ci-joint votre {{document_type}} pour la periode de {{period}}.


Ce document a ete depose dans votre Coffre-Fort Numerique. Vous pouvez y acceder a tout moment via le lien suivant : {{vault_link}}


Cordialement,

{{sender_name}}

{{company_name}}

Capture d'ecran - Insertion de variables dynamiques dans l'editeur

Templates par defaut #

Innov'Paie fournit un ensemble de templates pre-configures pour les cas d'usage les plus courants. Ces templates sont immediatement utilisables et peuvent etre personnalises selon vos besoins.

Envoi de bulletin de paie

Par defaut

Template utilise pour l'envoi des bulletins de paie mensuels aux salaries. Inclut le document en piece jointe et un lien vers le coffre-fort.

Variables utilisees : employee_first_name, period, company_name, vault_link

Invitation au Coffre-Fort

Par defaut

Template d'invitation envoyee au salarie pour activer son coffre-fort numerique. Contient les instructions d'activation et le lien securise.

Variables utilisees : employee_full_name, company_name, vault_link

Notification de reinitialisation

Par defaut

Template de notification envoye lorsqu'un salarie reinitialise son mot de passe ou lorsqu'un administrateur effectue une action sur son compte.

Variables utilisees : employee_first_name, current_date, sender_name

Notification de depot au coffre-fort

Par defaut

Template de notification envoyee au salarie lorsqu'un nouveau document est depose dans son coffre-fort numerique.

Variables utilisees : employee_first_name, document_type, period, vault_link
Bon a savoir : les templates par defaut ne peuvent pas etre supprimes, mais ils peuvent etre dupliques et personnalises. Vous pouvez egalement les remplacer par vos propres templates en les assignant aux dossiers ou automatisations concernes.
Capture d'ecran - Templates par defaut disponibles

Assigner un template #

Les templates peuvent etre assignes a differents niveaux de votre organisation pour personaliser les communications selon le contexte. Un systeme de hierarchie determine quel template est utilise lors de l'envoi.

Niveaux d'assignation

Vous pouvez assigner un template a quatre niveaux differents, classes par ordre de priorite (du plus specifique au plus general) :

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Automatisation (priorite la plus haute)

Template assigne directement a une automatisation specifique. Utilise en priorite lors de l'execution de cette automatisation.

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Dossier

Template assigne a un dossier de paie. Utilise pour toutes les communications liees a ce dossier, sauf si une automatisation definit son propre template.

3

Domaine

Template assigne a un domaine OpenPaye. Utilise pour tous les dossiers du domaine qui n'ont pas de template specifique.

4

Defaut (priorite la plus basse)

Template par defaut fourni par Innov'Paie. Utilise lorsqu'aucun template specifique n'est defini aux niveaux superieurs.

Astuce : la hierarchie de templates fonctionne par principe de cascade. Definissez un template au niveau du domaine pour uniformiser vos communications, puis surchargez-le au niveau du dossier ou de l'automatisation uniquement lorsque c'est necessaire. Cette approche vous evite de dupliquer la configuration pour chaque dossier.

Assigner un template

1

Acceder aux parametres de l'element cible

Ouvrez les parametres du domaine, du dossier ou de l'automatisation a laquelle vous souhaitez assigner un template.

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Selectionner l'onglet Templates

Rendez-vous dans l'onglet "Templates" ou "Communication" selon l'element. Un selecteur vous permet de choisir le template a utiliser.

3

Choisir et enregistrer

Selectionnez le template souhaite dans la liste deroulante. Vous pouvez previsualiser le template avant de valider. Cliquez sur "Enregistrer" pour appliquer le changement.

Capture d'ecran - Assignation d'un template a un dossier

Signature email #

La signature e-mail est automatiquement ajoutee a la fin de chaque message envoye depuis Innov'Paie. Vous pouvez personnaliser votre signature pour inclure les informations de votre entreprise, votre logo et vos coordonnees.

Configurer votre signature

1

Acceder aux parametres de signature

Rendez-vous dans Templates > Signature ou dans Parametres > Communication. L'editeur de signature s'affiche.

2

Personnaliser la signature

Utilisez l'editeur pour composer votre signature. Vous pouvez inclure :

  • Logo de l'entreprise (format PNG, JPG ou SVG recommande)
  • Nom de l'entreprise ou du cabinet
  • Coordonnees : adresse, telephone, e-mail
  • Liens : site web, reseaux sociaux
  • Mentions legales : message de confidentialite, numero SIRET
3

Enregistrer la signature

Cliquez sur "Enregistrer" pour appliquer la signature. Elle sera automatiquement ajoutee a tous les e-mails envoyes depuis la plateforme, sauf si un template specifique desactive l'inclusion de la signature.

Exemple de signature :

Service Paie

Cabinet Exemple & Associes

12 rue de la Paie, 75001 Paris

Tel : 01 23 45 67 89 | contact@cabinet-exemple.fr

Ce message et ses pieces jointes sont confidentiels. Si vous n'etes pas le destinataire prevu, merci de nous en informer immediatement.

Astuce : pour un rendu optimal sur tous les clients de messagerie, limitez la largeur de votre logo a 200 pixels et privilegiez les formats d'image standards (PNG avec fond transparent). Evitez les images trop lourdes qui pourraient ralentir le chargement de l'e-mail.
Capture d'ecran - Editeur de signature e-mail
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