Modèles d'e-mail
Le texte des e-mails de bulletins, de DSN, d'éditions et de demande de variables, pour tout le cabinet, un domaine ou un dossier.
Quatre envois, un modèle chacun#
Un modèle d'e-mail, c'est le texte d'un e-mail envoyé par Innov'Paie : son objet et son corps. Ils se règlent dans Paramétrage › Modèles d'e-mail, pour les quatre envois : Bulletins, DSN, Éditions et Demande de variables.
Sans modèle choisi par le cabinet, chaque envoi part avec le modèle Innov'Paie. Pour la demande de variables, c'est le texte qui partait jusqu'ici : « Pour préparer les paies… », le lien Transmettre mes éléments, et la date jusqu'à laquelle le lien est valable.
Tout le cabinet, un domaine, un dossier#
Un modèle vaut pour tout le cabinet, pour un domaine, ou pour un dossier. À l'envoi, le plus précis l'emporte : celui du dossier, sinon celui de son domaine, sinon celui du cabinet, sinon le modèle Innov'Paie.
Les modèles de tout le cabinet et des domaines se règlent par la responsable du cabinet et les administratrices. Les autres membres choisissent ou écrivent un modèle pour un dossier qui leur est confié.
Le tableau montre, envoi par envoi, chaque modèle et pour qui il vaut (Tout le cabinet, Domaine …, Dossier …). Au bout de chaque ligne :
- le crayon ouvre le modèle pour le modifier. Sur la ligne du modèle Innov'Paie, il ouvre une copie pour le cabinet : le modèle Innov'Paie lui-même ne change pas. Sur la ligne d'un dossier, si le même modèle sert aussi à d'autres dossiers, l'écran le dit avant d'enregistrer : Modifier pour tous, ou Une copie pour ce dossier seulement ;
- la corbeille retire le modèle de cet envoi : l'envoi reprend le modèle du niveau au-dessus, et le modèle est supprimé s'il ne sert plus ailleurs.
Un modèle écrit avant le Paramétrage et qui ne sert à aucun envoi apparaît avec Pour : — : modifiez-le pour dire à qui il s'applique, ou retirez-le.
Écrire un modèle#
Ajouter un modèle (ou le crayon) ouvre l'écran du modèle : l'envoi, Pour (Tout le cabinet, Un domaine puis le domaine, Un dossier puis la recherche du dossier — rien n'est choisi d'avance pour un nouveau modèle), le nom du modèle, l'objet et le texte. Si l'envoi a déjà un modèle pour tout le cabinet, le remplacer se confirme.
Un texte collé depuis Outlook ou Word garde sa mise en forme (police, taille, couleurs, fonds, bordures, tableaux, boutons) ; seul ce qui pourrait exécuter quelque chose ou charger une ressource extérieure est retiré.
Sous le texte, les informations du dossier s'insèrent d'un clic, dans l'objet ou dans le texte selon le champ où vous écriviez ; à l'envoi, chacune est remplacée par la valeur réelle.
La signature n'est pas dans le modèle : elle appartient à l'expéditeur, et s'ajoute en bas de chaque e-mail qu'il envoie.
Les informations disponibles#
| Envoi | Informations |
|---|---|
| Bulletins | nom du dossier, nom du mois, année, nombre de bulletins, liste des salariés |
| DSN | nom du dossier, code du dossier, nom du mois, année, code de l'établissement, nombre de salariés, total des cotisations, montant net versé, coût global, liste des cotisations, date du jour |
| Éditions | nom du dossier, nom de l'édition, période |
| Demande de variables | nom du dossier, « de » ou « d' » devant le mois, mois et année, ce que le client doit transmettre, la date limite (quand une date est convenue), le lien de saisie, jusqu'à quand le lien est valable |
Choisir un modèle pour un dossier#
Dans Paramétrage › Modèles d'e-mail, Ajouter un modèle puis Pour : Un dossier, ou le crayon d'un modèle existant pour changer son Pour. L'assistant peut aussi choisir un modèle déjà écrit pour tout le cabinet, un domaine ou un dossier, après votre confirmation.