Coffre-fort
Le coffre-fort du dossier et les coffres des salariés : invitations, dépôts, accès.
Deux sortes de coffres#
Le coffre-fort d'Innov'Paie remet les bulletins de paie sous forme électronique, comme le permet la loi (loi Travail du 8 août 2016 et son décret du 16 décembre 2016), avec une conservation pendant la durée arrêtée par l'employeur conformément au Code du travail : cinquante ans, ou jusqu'aux 75 ans du salarié. Si le service devait fermer, les utilisateurs seraient prévenus au moins trois mois à l'avance pour récupérer leurs bulletins.
- Le coffre du dossier appartient à l'entreprise. Il est activé par le cabinet depuis la fiche du dossier ; l'entreprise (son dirigeant, invité par e-mail) y accède, et le cabinet y dépose des documents ou les transfère vers les salariés. Ses documents sont chiffrés côté serveur : plusieurs personnes peuvent y accéder selon leurs droits.
- Le coffre du salarié est personnel. Il est chiffré avec une clé dérivée du mot de passe du salarié : ni le cabinet, ni l'employeur, ni Innov'Paie ne peuvent lire ce qu'il contient. Le salarié y trouve ses bulletins déposés par les automatisations ou par le cabinet.
Activer et gérer le coffre d'un dossier#
Sur la fiche du dossier, l'action Coffre-Fort (« Cliquez pour activer », puis « Coffre actif ») ouvre le volet de gestion, en cinq onglets :
| Onglet | Ce qu'on y fait |
|---|---|
| Gestion | Activer le Coffre-Fort Dossier ; voir les Coffres-Fort Employés (actifs, en attente, sans coffre) et inviter les salariés, un par un ou par sélection ; Accéder au coffre ouvre la vue complète. |
| Historique | Le journal des dépôts et des actions : le cabinet voit qu'un document a été déposé, pas son contenu. |
| Dépôt Manuel | Déposer les bulletins de paie d'une période (mois, année) dans les coffres des salariés choisis (Tout sélectionner possible). Le message compte les pièces nouvelles (Dépôt effectué : 2 pièces nouvelles) ; refait sans rien de neuf, il dit Rien de nouveau à déposer. Une DSN pas encore disponible chez OpenPaye n'est pas un échec : le message le dit (La DSN n’est pas encore disponible). Quand une partie ne se fait pas, il dit combien de salariés n'ont pas reçu leur bulletin et demande une seule fois de relancer le dépôt ; si les accès OpenPaye du domaine ne se relisent plus, il demande de les enregistrer de nouveau dans le domaine. Les messages s'affichent sous l'en-tête du coffre, sans le cacher. Mêmes règles que l'action Déposer au coffre des salariés : seulement des bulletins calculés, un dépôt à la fois, inscrit au journal des envois ; le rôle Consultation ne dépose rien. |
| Dépôt Auto | Le dépôt automatique des bulletins et de la DSN : jour du mois, heure, période (Mois courant (N) ou Mois précédent (N-1)), adresse de notification, et l'interrupteur Dépôt direct aux salariés (sinon, les bulletins passent par le coffre du dossier pour validation avant transfert). Le dépôt automatique est un choix explicite par dossier ; seuls les coffres actifs reçoivent les documents, et les bulletins seulement une fois calculés. La DSN part à son heure même si les bulletins ne sont pas encore calculés. Ce réglage se crée, se modifie et se supprime seulement par une personne qui peut déposer dans les coffres du dossier : le rôle Consultation et l'entreprise cliente ne le peuvent pas. Un seul dépôt à la fois par dossier : lancé deux fois au même moment, il ne part qu'une fois. Si le dépôt ne se fait pas (bulletins pas calculés, panne, ou la personne qui a créé ou modifié en dernier le réglage n'a plus le droit de déposer), l'adresse de notification reçoit un court message qui nomme le dossier, avec le bouton Ouvrir le dossier. Quand c'est une question de droit, une personne qui peut déposer ouvre le réglage et l'enregistre de nouveau : il passe à son nom et repart au passage suivant. Si le dossier a été supprimé, le message le dit une fois et le dépôt automatique s'arrête. Le message dit en mots simples ce qui est parti : Rien de nouveau à déposer : 3 salariés ont déjà ce bulletin, ou ce qui reste à relancer, avec une seule consigne de relance. Une DSN pas encore disponible chez OpenPaye est une information, pas un échec : vous pourrez la déposer depuis le dossier quand elle le sera. Si ce message ne peut pas partir, l'équipe Innov'Paie est prévenue. Un dépôt fait ici, au Dépôt manuel ou au Dépôt Auto, ne compte pas comme l'action Déposer au coffre des salariés du tableau de production : celle-ci reste à faire. |
| Membres | Les personnes invitées sur le coffre du dossier, leurs invitations (état, Renvoyer, révoquer) et, pour chacune, six droits : voir la liste des documents, lire leur contenu, déposer, transférer vers un salarié, voir les coffres des salariés, déposer directement chez un salarié. |
Une icône Conformité renvoie à la page qui expose le cadre légal et les mesures du coffre.
La vue complète du coffre (bouton Accéder au coffre) présente quatre onglets : Documents (avec pour chaque document : visualiser, télécharger, transférer au salarié), Membres, Historique et Statistiques.
Inviter un salarié#
Depuis l'onglet Gestion (liste des coffres employés) ou depuis la carte Coffre-Fort de la fiche du salarié : l'invitation part par e-mail (au nom du cabinet si une boîte mail y est connectée, sinon au nom d'Innov'Paie, contact@innov-paie.fr) et reste valable 7 jours. Sur la ligne d'une invitation en attente ou expirée, Renvoyer en envoie une nouvelle ; on peut aussi corriger l'adresse avant de renvoyer. Un salarié qui ne trouve pas l'e-mail doit d'abord regarder son courrier indésirable.
Une fois l'invitation acceptée et le mot de passe choisi, le coffre du salarié passe à l'état Actif et reçoit les dépôts.
Côté salarié#
- Le salarié reçoit l'invitation et clique sur le lien. S'il n'a pas encore de compte, la page d'inscription ne lui demande que son prénom et son nom (préremplis), l'acceptation des conditions et un mot de passe — pas d'identifiants OpenPaye, pas de nom d'entreprise.
- Ce mot de passe est le seul : il sert à se connecter et il ouvre le coffre. Il n'y a pas de second mot de passe à définir ; le coffre s'initialise tout seul à la première connexion. Si l'application redemande un mot de passe pour ouvrir le coffre (après un rechargement de page, par exemple), c'est celui du compte.
- À la première connexion, l'application propose de choisir une méthode de vérification : le code par e-mail (un code à 6 chiffres reçu à chaque connexion, rien à installer) ou une application d'authentification. Le code par e-mail est le choix le plus simple.
- Le salarié arrive sur Mes coffres-forts : ses documents, un bandeau Conforme vers la page de conformité, et Aide / FAQ. Il peut visualiser et télécharger chaque bulletin.
Le mot de passe oublié se remplace depuis Mot de passe oublié ? sur la page de connexion (lien valable une heure).
Ce qui est déposé automatiquement#
Quand une automatisation de bulletins tourne pour un dossier dont le dépôt automatique est activé, les bulletins produits sont déposés dans le coffre de chaque salarié concerné (ou dans le coffre du dossier, si le dépôt direct est désactivé), et le salarié est prévenu par e-mail. Les salariés sans coffre actif ne reçoivent rien : l'onglet Dépôt Auto affiche combien de coffres sont actifs, en attente ou absents.
Conformité#
Les documents déposés ne sont pas modifiables (leur empreinte est conservée), restent disponibles au salarié pendant toute la durée légale, et chaque accès, dépôt, téléchargement et transfert est consigné dans l'historique. Ce cadre est rappelé dans l'application, sur la page Conformité du coffre.